④無論體系文件是簡是繁，其詳略程度都應與組織的人員素質、技能和培訓水平相 適宜，文件的編寫方式應使實施者易于理解其規定的內容和要求，應避免產生歧異和不同理解，只有這樣才能保證體系文件編制合理，便于實際操作。

 (4)規范性和見證性

①各個層次的體系文件應保持統一的文件格式，文件的制、修訂也應經過嚴格的相應職能的評審、確認和審批過程。

②體系文件可作為客觀證據，包括適用性證據和有效性證據，向管理者、相關方和第三方認證機構證實組織環境管理體系運行情況。

(5)一體化思路和構想

應充分分析現行管理體系的狀況，利用原有文件中適用的部分，補充和修改不適用和不完善 的內容，應重視與其他管理體系文件之間的協調一致，使各種體系文件之間合理銜接。