（1） 社會責任因素已被識別、重要性已經評價；
（2） 有關活動的程序已被確定并得到批準；
（3） 有關活動處于全面監督之下；
（4） 程序文件更改處于受控狀態。

1.4 適用性
社會責任管理體系文件應充分反映出公司活動的特點、公司規模、社會責任因素的類別、技術水平以及人員素質等因素。社會責任問題同時也是一個發展的問題，隨著科學技術的進步、法律法規要求的強化，社會責任管理體系也反映出動態特性。為了達到持續改進的目的，確保體系的持續適宜性、充分性和有效性，必須充分考慮到社會責任管理體系需要不斷跟蹤法律法規要求及企業發展帶來的新變化。

1.5符合性
社會責任管理體系文件內容應符合標準的要求，充分體現出"標準要求的要寫到、寫到的要做到、做到的要有效"。草擬的文件應經過充分的討論和評審，以具備可操作性，并反映公司社會責任管理活動的客觀需求。

  體系文件編寫的步驟與技巧

　

2.1 體系文件編寫的步驟

每個公司由于管理水平和人員素質各不相同，編寫體系文件的步驟可能各不相同，一般可以按以下步驟進行。
（1） 根據公司需要，開展初始評審，識別社會責任因素及重大社會責任因素，制訂重大社會責任因素清單，編寫社會責任初始評審報告。
（2） 根據社會責任政策、重大社會責任因素及技術經濟可行性，確定目標、指標和管理方案。
（3） 根據SA8000標準要求編寫程序，其中標有*的為標準要求的程序。
a) 法律法規及其他要求獲取和更新程序；
b) 管理評審程序；
c) 員工培訓程序；
d) *對內對外溝通程序；
e) 文件記錄管理程序；
f) 應急反應與準備程序；
g) 運行監督程序；
h) 不符合項、補救及糾正行動管理程序；
i) 內部審核程序；
j) *童工救濟行動程序；
k) *童工和未成年工教育程序；
l) *安全衛生管理體系；
m) 危害識別、風險評價與風險控制程序；
n) *供應商控制程序。

（4） 策劃運行控制程序和作業指導書。應注意，為了確保重大社會責任因素，特別是重大安全衛生因素受到控制，避免發生重大勞動糾紛，減少工傷事故和職業病，應對每一個重大社會責任因素建立適當的管理方案和運行控制程序。
（5） 將上述各程序規定的部門職責，經補充完善后，提煉到管理手冊相應的條款中。
（6） 將上述各程序規定的主要內容，提綱摯領地提煉到管理手冊對應的要素中。
（7） 最后編寫沒有程序支持的管理手冊中的要素，此部分應寫得詳細一些。

2.2 體系文件編寫的技巧

編寫社會責任管理體系文件可以按以下六條主線分頭編寫，一條線一個小組，每一條線中的手冊、程序和作業指導書乃至記錄格式都包含在內，這樣可以避免前后重復和矛盾。