組織在編制程序文件時應(yīng)注意什么？
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程序文件的編制應(yīng)堅持“既要符合標準的要求，又要符合本組織的實際，同時具有良好的操作性”的原則。有的組織由于過于強調(diào)本組織的實際和文件的可操作性，而忽略了必須符合標準要求的原則，結(jié)果出現(xiàn)了“用正確的方法，做出了不一定正確的事”的偏差，這個教訓(xùn)組織應(yīng)該注意汲取。
組織應(yīng)按5W1H的思路編制程序文件，即：What（做什么？）；Who（誰去做？誰進行檢查評價？）；Where（在哪里做？）；When（什么時候做？）；Why（為什么做？）；How（怎樣去做？）。
其中的What（做什么？）應(yīng)根據(jù)GB/T19001-2008的要求確定，How（怎樣去做？）則應(yīng)考慮本組織的實際。特別要提醒一些小型組織，在確定How（怎樣去做？）時必須考慮本組織的產(chǎn)品特點和資源條件（資源可能極為有限），千萬不要盲目地去照抄一些學(xué)習(xí)（輔導(dǎo)）資料上所給出的文件示例或照搬其他組織的現(xiàn)成文件，以免因說了又做不到而自尋煩惱。
一個文件可包括一個或多個程序要求。一個形成文件的程序的要求也可以被包含在多個文件中。對于小型組織，在質(zhì)量手冊中包括標準要求的六個程序文件應(yīng)該是可以接受的。
在文件的詳略程度上組織應(yīng)注意避免兩種傾向：一種是文件中的規(guī)定應(yīng)盡量地粗線條，多使用籠統(tǒng)地或模棱兩可的表達方法，以躲避審核員在規(guī)定與實際運作之間發(fā)現(xiàn)不符合的風(fēng)險；另一種則是主張文件應(yīng)盡可能地細化，甚至把員工已形成良好習(xí)慣的或者是已約定俗成的方法也都要用文字表達出來（比如，關(guān)于如何“開門”就沒有必要寫一個正式的文件，只需在門上貼上“推”或“拉”就足夠了）。結(jié)果使文件的數(shù)量大大增加，給文件的管理（如：印刷、發(fā)放、宣貫、保存、更改、修訂等）帶來很多困難。
文件可以采用任何形式或類型的承載媒介（如：紙張、電腦、光盤、樣件、照片、錄像帶等），現(xiàn)在一些有條件的組織采用電腦聯(lián)網(wǎng)的方式發(fā)布文件也是一種不錯的選擇。
