不合格及其控制程序不僅適用于質量管理體系，而且適用于環(huán)境、職業(yè)健康安全等管理體系。所以，在ISO9001：2000標準中，它是必須形成文件的程序，對其他管理體系具有較強的兼容性和通用性。因此，筆者歸納了審核員開具不合格報告存在的九個問題并提出一些看法。
1、開具不合格報告不宜過淺
在審核中，不能遇到不符合都開具不合格報告，特別是那些顯而易見和易于解決的問題。對于一些口頭提出馬上就可以完整改的，如質量記錄有幾頁缺少了負責人的簽字，就不一定開具不合格報告。如果不合格報告開得過淺，就可能使審核的書面報告失去嚴肅性，流于形式，甚至產(chǎn)生負面影響。
2、開具不合格報告不宜過濫
如果不合格報告開得過濫，會使受審核方產(chǎn)生“虱子多了不咬人”的感覺，從而在整體上降低對糾正措施的重視程度。便如，某企業(yè)的內審共開具了36份不合格報告，而其中有8份都是記錄漏簽字。其實，這8份不合格報告可以“合并同類項”后，開成一張。當發(fā)現(xiàn)不合格較多時，可開可不開的以不開為這宜，而以口頭報告的形式，充分與受審核方交換意見。要抓住主要的、典型的、要害的問題，以及具有方向性和迫切需要改進的問題開具不合格報告。
3、不合格報告不宜作為獎懲的依據(jù)
審核中經(jīng)常遇到這樣的趕尷尬事：組織的領導者有言在先，將依據(jù)審核員開具的不合格對責任者進行處罰，包括扣分、扣款、點名批評等。這是傳統(tǒng)管理模式的習慣做法，似乎獎罰分明，但也是對審核抽樣風險性的挑戰(zhàn)，從另一個側面體現(xiàn)了不公正。面對這種情況，審核員不宜直接干預，但可以在與領導交換意見時希望其借鑒西方的管理理念，改進傳統(tǒng)的管理模式。西方的管理理念是：出了問題先分析原因，然后采取糾正措施。我們的傳統(tǒng)管理模式是：出了問題先找到責任人，然后施以處罰。而責任人往往沒有找到問題產(chǎn)生的原因，類似問題以后還可能發(fā)生。
4、局部小系統(tǒng)的問題宜開具不合格報告
對于受審核方系統(tǒng)的失誤和整個過程的失控，應開具嚴重不合格報告。但是，對于局部小系統(tǒng)的問題，也要開具不合格。例如，在某機械加工車間的不合格品報告中，鉆床工序占7件，不是合格品總數(shù)的三分之一。對于這種局部小系統(tǒng)的問題，如果受審核方?jīng)]有分析原因并采取糾正措施，須開具不合格報告，促使其抓主要矛盾，實施作業(yè)層面的持續(xù)改進。
5、抓住改進方向性的關鍵問題開具不合格報告
開具不合格報告，一定要抓住方向性的關鍵問題，如相關法律法規(guī)沒有納入有效文件目錄進行控制，特殊過程的設備、人員、過程參數(shù)沒有得到有效控制，沒有做好對顧客滿意的監(jiān)視和測量，內審和管理評審不符合要求，對將要出現(xiàn)和已經(jīng)發(fā)生的問題沒有采取預防或糾正措施等。這些事關質量管理體系是否運行和持續(xù)改進的關鍵的帶有方向性的問題，是審核員開具不合格報告的關注點。把握住這些關注點，就可以從方向上提高受審核方質量體系的有效性，促進其持續(xù)改進，合體系的運行登上一個新的臺階。