組織應建立并保持程序,控制本標準所要求的所有文件和資料,從而確保：

    （1）它們能夠被恰當定位；

    （2）對它們進行定期評審，必要時予以修訂并由授權人員確認其適宜性；

    （3）職業安全健康管理體系的關鍵崗位，都能得到有關文件和資料的現行版本； 

    （4）及時將失效文件和資料從所有發放和使用場所撤回，或采取其他措施防止誤用；

    （5） 法律、知識性文件和資料，予以適當標識并保存。 

1.理解要點 

    對OHS管理體系文件的管理，如文件的標識、分類、歸檔、保存、更新、處置等等，是文件控制的主要內容。文件的保存要有一定場所，有專人保管，并有一套機制保證文件的時效性。過期作廢的文件要及時收回處置，新的文件要及時到達使用者手中，文件控制是對整個體系所有文件的控制和要求，為了實施對文件和資料的控制，除管理手冊和程序文件外，還應有適當的支持文件。組織可結合自己的特點和需要制訂如受控文件登記表、文件修改登記表、收發文件登記表等。文件控制在ISO9000系列中已有較嚴格的要求，可參照執行。

    另一方面，OHS管理體系著重在體系的運行和危險因素的有效控制，而不是建立過于繁瑣的文件控制系統，在建立體系和運行體系中要注重實效。

2.審核要點 

    1）組織是否制定和保持了控制文件的文件化程序，是否對有關的文件包括相關方的資料都實施了控制（如：是否建立OHSMS文件和資料管理程序、設計文件和資料控制程序、工藝文件和資料控制程序等）。

    2）是否能保證體系運行的各個重要崗位，都能及時得到相應文件的現行版本。 

    3）不論出于什么原因而保留的已作廢文件，是否都進行了適當的標識和管理。 

    4）文件的收發、復制、歸檔是否都有編號，有責任人員簽字。

    5）文件更改、修訂是否有原審批部門審批。

    6）文件發布前是否由授權人員審批其適用性。

    7）文件修訂時，是否制定了相應記錄和更改清單或一覽表。
組織應建立并保持程序,控制本標準所要求的所有文件和資料,從而確保：

    （1）它們能夠被恰當定位；

    （2）對它們進行定期評審，必要時予以修訂并由授權人員確認其適宜性；

    （3）職業安全健康管理體系的關鍵崗位，都能得到有關文件和資料的現行版本；