4．1．3公司級管理性文件，如各種行政管理制度、部分外來的管理性文件，包括與食品安全管理體系有關(guān)的政策，法規(guī)文件等，由辦公室保存。 


4．2文件的編號


4．2．1食品安全管理體系文件的編號


a)食品安全管理手冊：


公司名稱代號—食品安全管理手冊代號—編制年份—版本號


WM-FSMM-2006-01，表示公司食品安全管理手冊2006年第l版文件。


b)程序文件編號：

食品安全管理程序文件代號-順序號


FSMP-××


    c)食品安全管理記錄：


食品安全管理記錄代號—部門代號—記錄編號


FSR-××-××


d)GMP文件編號：


    食品安全管理體系—良好操作規(guī)范代號—編制年份—版本號；


 FSMS-GMP-2006-01


e)SSOP文件編號：


食品安全管理體系—衛(wèi)生標準操作程序代號—編制年份—版本號；


 FSMS-SSOP-2006-01


相關(guān)程序文件編號：


食品安全管理體系—衛(wèi)生標準操作程序代號—順序號；


    FSMS-SSOP-××


f)HACCP計劃編號：


食品安全管理體系—危害分析與關(guān)鍵控制點計劃代號—編制年份—版本號；


 FSMS-HACCP-2006-01


   g)各部門其他食品安全管理文件：


部門代號一文件順序號一年號；


4．2．2 各部門代號規(guī)定如下：


   業(yè)務(wù)部：YW，品管部：PG，辦公室：BG，生產(chǎn)部：SC，采購部：CG，財務(wù)部：CW


4．3文件的編寫、審核、批準、發(fā)放


4．3．1食品安全管理手冊（含相關(guān)程序及GMP文件、SSOP文件、HACCP計劃）由辦公室負責組織編寫，食品安全小組組長審核，總經(jīng)理審批，辦公室負責登記、發(fā)放。


4．3．2各部門工作手冊由各部門經(jīng)理組織編寫、匯總，食品安全小組長審批，辦公室負


責登記、發(fā)放。


4．3．3文件發(fā)布前應(yīng)得到批準，以確保文件的適宜性。應(yīng)確保文件使用的各場所都應(yīng)得到



相關(guān)文件的適用版本。文件的發(fā)放、回收要填寫《文件發(fā)放、回收記錄》。


4．4 文件的受控狀況


本組織食品安全管理體系文件分為“受控”和“非受控”兩大類，凡與食品安全管理體系運行緊密相關(guān)的文件為受控，受控文件必須加蓋表明受控狀態(tài)的印章，并注明分發(fā)號。


4．5文件的更改與換版


4．5．1更改文件由該文件產(chǎn)生部門填寫《文件更改申請單》說明更改理由，必要時還應(yīng)附文件更改的依據(jù)，以原文件審批人審批，由該部門實施更改，并到文件存檔部門備案。


4．5．2更改文件應(yīng)注明更改標記和更改時間，按原發(fā)放范圍發(fā)放，同時收回作廢舊文件。


4．5．3文件少量更改可采取劃改或換頁的方式，文件經(jīng)多次更改或文件進行了大幅修改應(yīng)換版，原版文件作廢，換發(fā)新版本。