1．使用適合的文件夾：①．選購一些輕易存放、拿取、保管的文件夾；②．大小：根據文件大小選擇A4A3或B5等類型；③．顏色：可活用色別治理，有規律選擇使用，但切忌五花八門；④．厚度：根據文件量考慮5厘米或8厘米、10厘米等規格。2．在文件夾的封面、側面上注明類別名稱、治理責任人、保管期限等。3．在首頁建立目錄表，必要時每一類設一張位頁，便于迅速尋找。㈢．日常治理：①．設置專門的文件柜，用于存入文件；②．設置條形帶，便于治理和取放；③．定期整理，做好防潮、防蟲、防火等工作。㈣．日常維護：①．發行新版本時，及時回收銷毀舊版本；②．僅具有參考價值的資料，要非凡注明；③．文件變更時，要及時更改目錄索引。