社會(huì)責(zé)任管理體系應(yīng)該是一個(gè)文件化的體系。社會(huì)責(zé)任管理體系文件是公司為了實(shí)施社會(huì)責(zé)任管理而編寫(xiě)的，系統(tǒng)化的和規(guī)范化的所有文件的總稱。建立管理體系的過(guò)程就是公司結(jié)合自身性質(zhì)和特點(diǎn)，將標(biāo)準(zhǔn)要求轉(zhuǎn)化為具體的社會(huì)責(zé)任管理體系文件的過(guò)程。按照標(biāo)準(zhǔn)建立的體系文件是公司實(shí)施社會(huì)責(zé)任管理的規(guī)范。參照ISO10013《質(zhì)量手冊(cè)編寫(xiě)指南》附錄A的描述，社會(huì)責(zé)任管理體系的文件結(jié)構(gòu)也可分為三個(gè)層次，即：（1） 管理手冊(cè)（A層次）（2） 程序文件（B層次）（3） 作業(yè)指導(dǎo)書(shū)和記錄（C層次）


它們的關(guān)系如下所示。各層次的社會(huì)責(zé)任體系文件應(yīng)與第一層次的社會(huì)責(zé)任手冊(cè)內(nèi)容對(duì)應(yīng)一致。各公司可以根據(jù)自身的規(guī)模大小和實(shí)際情況劃分體系文件的層次，不一定都需要三個(gè)層次。


管理手冊(cè)（A層次）：根據(jù)SA8000標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定的SA8000管理方針、目標(biāo)來(lái)描述SA8000體系；程序文件（B層次）：描述實(shí)施體系要素所涉及的各個(gè)職能部門(mén)的活動(dòng)；作業(yè)文件（C層次）：詳細(xì)的工作文件（表格、報(bào)告、作業(yè)文件，作業(yè)指導(dǎo)書(shū)、記錄等）。


SA8000標(biāo)準(zhǔn)并沒(méi)有明確要求公司編寫(xiě)社會(huì)責(zé)任管理手冊(cè)，公司可以根據(jù)自身特點(diǎn)和需要編寫(xiě)管理手冊(cè)。對(duì)于社會(huì)責(zé)任管理基礎(chǔ)比較薄弱的公司，單獨(dú)編寫(xiě)社會(huì)責(zé)任管理手冊(cè)有利于突出重點(diǎn)，強(qiáng)化社會(huì)責(zé)任管理，等到公司社會(huì)責(zé)任管理走上正軌后，逐步同其它管理體系整合在一起，實(shí)現(xiàn)多種管理體系的一體化。


由于社會(huì)責(zé)任管理體系文件的多層次性，在編寫(xiě)體系文件時(shí)應(yīng)注意以下幾個(gè)問(wèn)題：


1.1 系統(tǒng)性體系文件反映了公司社會(huì)責(zé)任管理的特征，對(duì)與社會(huì)責(zé)任相關(guān)活動(dòng)的技術(shù)、管理和人員等因素的控制作出了規(guī)定。體系文件的各層次間，文件與文件之間應(yīng)做到層次清楚、接口明確、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序。在編寫(xiě)社會(huì)責(zé)任管理體系文件時(shí)，各層次文件應(yīng)涉及社會(huì)責(zé)任管理體系一個(gè)邏輯上獨(dú)立的部分，應(yīng)從公司社會(huì)責(zé)任管理體系的整體出發(fā)，統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)進(jìn)行。


1.2 權(quán)威性體系文件是公司實(shí)施社會(huì)責(zé)任管理和保證社會(huì)責(zé)任因素得到控制的行為準(zhǔn)則，體系文件應(yīng)遵循SA8000標(biāo)準(zhǔn)要求、國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)及其他的要求。社會(huì)責(zé)任管理體系文件經(jīng)公司最高管理者批準(zhǔn)發(fā)布后，就成為公司必須執(zhí)行的內(nèi)部法規(guī)性文件，是指導(dǎo)公司一切活動(dòng)的行為規(guī)范和實(shí)施審核的依據(jù)之一。


1.3 見(jiàn)證性社會(huì)責(zé)任管理體系文件可以作為客觀證據(jù)以向公司管理者、向利益相關(guān)者、向第三方認(rèn)證機(jī)構(gòu)證實(shí)公司社會(huì)責(zé)任管理體系的運(yùn)行情況。例如，對(duì)內(nèi)部審核或外部審核來(lái)說(shuō)，社會(huì)責(zé)任管理體系程序文件可作為下列方面的客觀證據(jù)：（1）