社會責任管理體系應(yīng)該是一個文件化的體系。社會責任管理體系文件是公司為了實施社會責任管理而編寫的，系統(tǒng)化的和規(guī)范化的所有文件的總稱。建立管理體系的過程就是公司結(jié)合自身性質(zhì)和特點，將標準要求轉(zhuǎn)化為具體的社會責任管理體系文件的過程。按照標準建立的體系文件是公司實施社會責任管理的規(guī)范。參照ISO10013《質(zhì)量手冊編寫指南》附錄A的描述，社會責任管理體系的文件結(jié)構(gòu)也可分為三個層次，即：（1） 管理手冊（A層次）（2） 程序文件（B層次）（3） 作業(yè)指導書和記錄（C層次）


它們的關(guān)系如下所示。各層次的社會責任體系文件應(yīng)與第一層次的社會責任手冊內(nèi)容對應(yīng)一致。各公司可以根據(jù)自身的規(guī)模大小和實際情況劃分體系文件的層次，不一定都需要三個層次。


管理手冊（A層次）：根據(jù)SA8000標準和規(guī)定的SA8000管理方針、目標來描述SA8000體系；程序文件（B層次）：描述實施體系要素所涉及的各個職能部門的活動；作業(yè)文件（C層次）：詳細的工作文件（表格、報告、作業(yè)文件，作業(yè)指導書、記錄等）。


SA8000標準并沒有明確要求公司編寫社會責任管理手冊，公司可以根據(jù)自身特點和需要編寫管理手冊。對于社會責任管理基礎(chǔ)比較薄弱的公司，單獨編寫社會責任管理手冊有利于突出重點，強化社會責任管理，等到公司社會責任管理走上正軌后，逐步同其它管理體系整合在一起，實現(xiàn)多種管理體系的一體化。


由于社會責任管理體系文件的多層次性，在編寫體系文件時應(yīng)注意以下幾個問題：


1.1 系統(tǒng)性體系文件反映了公司社會責任管理的特征，對與社會責任相關(guān)活動的技術(shù)、管理和人員等因素的控制作出了規(guī)定。體系文件的各層次間，文件與文件之間應(yīng)做到層次清楚、接口明確、結(jié)構(gòu)合理、協(xié)調(diào)有序。在編寫社會責任管理體系文件時，各層次文件應(yīng)涉及社會責任管理體系一個邏輯上獨立的部分，應(yīng)從公司社會責任管理體系的整體出發(fā)，統(tǒng)一規(guī)劃、協(xié)調(diào)進行。


1.2 權(quán)威性體系文件是公司實施社會責任管理和保證社會責任因素得到控制的行為準則，體系文件應(yīng)遵循SA8000標準要求、國家有關(guān)法律法規(guī)及其他的要求。社會責任管理體系文件經(jīng)公司最高管理者批準發(fā)布后，就成為公司必須執(zhí)行的內(nèi)部法規(guī)性文件，是指導公司一切活動的行為規(guī)范和實施審核的依據(jù)之一。


1.3 見證性社會責任管理體系文件可以作為客觀證據(jù)以向公司管理者、向利益相關(guān)者、向第三方認證機構(gòu)證實公司社會責任管理體系的運行情況。例如，對內(nèi)部審核或外部審核來說，社會責任管理體系程序文件可作為下列方面的客觀證據(jù)：（1）