任何一種管理體系審核所關(guān)注的焦點(diǎn)，均為確定管理體系是否已建立，是否正在有效實(shí)施并始終得以保持O因此，管理體系審核的重點(diǎn)應(yīng)是驗(yàn)證符合性，而不是開(kāi)具不符合報(bào)告。
    審核員應(yīng)以積極的態(tài)度尋找符合的事實(shí)而不是過(guò)失�？墒牵�當(dāng)審核證據(jù)確定存在不符合時(shí)，正確地描述不符合就很重要。
    按照ISO 9000標(biāo)準(zhǔn)3.6.2條款給出的定義，不符合是“豐滿足要求”。一份好的不符合報(bào)告應(yīng)包含三部分內(nèi)容：
    支持審核發(fā)現(xiàn)的審核證據(jù)；
    查到的不符合所對(duì)應(yīng)的要求；
    不符合的陳述。
    以上各點(diǎn)都很重要，但審核實(shí)踐中應(yīng)首先確定并形成文件的是第一部分，即審核證據(jù)。一名合格的審核員應(yīng)對(duì)可能潛在的不符合的情況進(jìn)行觀察和判斷。有能力的審核員會(huì)在尋找更多明確的審核證據(jù)前把潛在不符合的審核證據(jù)記錄在審核檢查單中，以便下一步確認(rèn)其是否不符合。
    假如沒(méi)有審核證據(jù)，就沒(méi)有不符合。假如確有證據(jù)，必須把它作為不符合項(xiàng)記錄下來(lái)，而不能弱化為觀察項(xiàng)、“改進(jìn)的機(jī)會(huì)”。“建議”等。從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，弱化不符合對(duì)組織、與組織相關(guān)的顧客以及認(rèn)證機(jī)構(gòu)都沒(méi)有好處，可能導(dǎo)致因?qū)��?yīng)該采取糾正措施的不符合內(nèi)容重視不夠而帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)。
    此外，審核證據(jù)應(yīng)形成足夠詳細(xì)的文件，使受審核組織能夠找到井準(zhǔn)確地確認(rèn)審核員發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。
    審核員下一步需要做的是識(shí)別和判定未能得到滿足的具體要求。不符合是未滿足要求，假如審核員不能識(shí)別要求，就不能提出不符合。
    要求可以有許多來(lái)源，可以是ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的，或組織的管理體系（內(nèi)部要求）規(guī)定的，或是法律法規(guī)規(guī)定的，或是顧客要求的。一旦針對(duì)某一具體要求確認(rèn)了不符合，就需形成文件，在文件描述中可以簡(jiǎn)單到引用標(biāo)準(zhǔn)和有關(guān)條款。
    ISO 9001標(biāo)準(zhǔn)的某些條款可能不止一個(gè)要求，審核員要清楚地識(shí)別并寫(xiě)下與不符合有關(guān)的具體要求。例如，寫(xiě)出與該審核證據(jù)相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)要求或其他來(lái)源的準(zhǔn)確內(nèi)容。
    不符合報(bào)告最重要的一部分是不符合陳述。不符合陳述是推動(dòng)組織進(jìn)行原因分析，糾正和采取糾正措施的重要內(nèi)容。
    不符合陳述要符合以下要求：
    不需加以說(shuō)明并且與體系問(wèn)題有關(guān)；
    明確、不含糊，表述正確并盡可能簡(jiǎn)練；
    不能是審核發(fā)現(xiàn)的復(fù)述或用來(lái)代替審核證據(jù)。
    一份好的不符合報(bào)告應(yīng)包含三個(gè)部分：
    審核證據(jù)；
    要求；
    不符合陳述。
    假如不符合報(bào)告的三個(gè)部分都寫(xiě)得好，則受審核方或任何其他有關(guān)人員都能讀懂井理解不符合項(xiàng)目，這也會(huì)成為今后各自工作過(guò)程中參照的有用記錄。