《中國質(zhì)量認證》雜志2003年第4期刊載的《體系文件的編寫與管理》（以下簡稱《文件》）一文認為，受控文件的重要性是受組織控制并能對其進行更改。對通過其他渠道收集或由特殊渠道提供的外來文件，都可視為“非受控文件”，如用于投標的文件，顧客提供的圖紙、資料，以及公文等。對于這類文件，組織可不對其進行更改控制……筆者認為，這種觀點不對。
    按GB/T19001：2000標準4.2.3關(guān)于“質(zhì)量管理體系所要求的文件應(yīng)予以控制”的要求，組織對于質(zhì)量管理體系所要求的文件都應(yīng)予以控制。哪些文件是質(zhì)量管理體系所要求的文件呢？4.2.1指出，“質(zhì)量管理體系文件應(yīng)包括：a）形成文件的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標；b)質(zhì)量手冊；c)本標準所要求的形成文件的程序；d)組織為確保其過程的有效策劃、運行和控制所需的文件；e)本標準所要求的記錄�！�
    《文件》一文所提到的顧客提供的圖紙、資料，與質(zhì)量管理體系有關(guān)的的公文等外來文件，都是組織質(zhì)量管理體系過程所必需的，是質(zhì)量管理體系文件的一部分，屬于4.2.1所指的“組織為確保其過程的有效策劃、運行和控制所需的文件”。因此，不應(yīng)該將這些文件視為非控文件。
     對于《文件》一文所說的“用于投標的文件”，可能指組織收到的外來的投標文件，而不是自己用于投標文件（組織用于投標的文件不是外來文件）。組織在招、投標活動中受到的外來文件有兩種：外來的招標文件（組織將據(jù)此策劃是否投標）、外來的投標文件（組織將據(jù)此策劃、選擇合格供方），都屬于4.2.1條d款所指的文件，不應(yīng)該視為非受控文件。
     組織的外來文件有很多，如與質(zhì)量管理體系有關(guān)的各種標準、法律法規(guī)、外來函件（包括顧客反饋的信件和可能為本組織所利用的廣告）等，都應(yīng)屬于4.2.1條d款所指的文件。
     當然，組織不能對外來文件進行更改或修訂，但不能以次為理由而認為外來文件是非受控文件。組織對文件的控制體現(xiàn)在許多方面，決不僅僅在于控制其更改。就外來文件而言，雖然4.2.3只寫了“確保外來文件得到識別，并控制其分發(fā)”一句話，但其包括的內(nèi)容很豐富，是與該條款的其他要求相呼應(yīng)的。
    組織對外來文件進行控制，首先要識別文件是否“組織為確保其過程的有效策劃、運行和控制所需的文件”，并注意識別其時效性。有些外來文件不屬于這類文件，如組織不適用的標準、無針對性的信函、宣傳資料等。
    上述對外來文件進行的兩種識別，就是對外來文件進行控制的內(nèi)容之一，即把住外來文件的進口關(guān)。這符合4.2.3條a款“確保文件是充分與適宜”的規(guī)定。