質量管理體系內審有關問題的分析與對策
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當然,實際的情況往往很復雜。我曾聽一位認證同行講過這樣一個案例;
這位同行曾去一個企業審核,感到這個企業的質量管理體系運行狀況比較理想,符合性、有效性都比較好。特別是質量部的部長很熟悉標準和認證的要求,按理說,有些工作應該還能做得更好。事后與這位部長談起有關這方面的情況時,他說:“如果我把質量管理體系很多工作往深里做,目前的現狀就會被打破,很多人會不適應,審核時就可能出具很多不符合項。不符合項一多名總并不認為你在深化體系的運行,他可能會感到管理不如過去了,是你的工作不得力。如果是這樣,那還不如保持現狀,老總高興,大家也高興,我的工作也好做。
就此案例而言,表面看是企業的管理人員缺乏進取精神,但從問題的另一面來看,則是內審工作觀念和方式改進的問題。內審不能養成醫生那樣的“職業習慣”,看著誰都有“病”,內審組一來,大家就認為是來找問題的,而且到處是問題,給人的印象是體系運行非常差。結果是當事人緊張,領導也不滿意,認為質量部門工作不到位,最后導致質量工作很難做。
內審員要向美發師學習。無論一個人的頭型、臉型長得多么特殊,美發師都會按照其特點,精心策劃、認真修剪,一點點去掉不合適的地方,通過美發過程給顧客塑造一個理想的形象。換言之,美發過程是讓顧客的形象比過去更好,而不是尋找和突出他的缺點。內審不能總是簡單地評價體系是否符合、是否有效,發現了多少問題,出具了多少不符合項讓人整改。在審核時,應該讓每一個接受審核的對象感到,內審是讓企業的工作秩序更佳、更有效,內審是提升或發硯每個人價值的過程。
因此,在實施審核并對過程進行測量和評價時,不要就事論事地看間題或評價現狀,而要立足于讓每一項工作更完善,讓每一個過程、每一個人比過去更能發揮作用。如果做到這一點,各級領導和員工一定會理解,即使在內審中發現了很多問題,他們也會以積極的態度去面對。
五.利用外審的作用強化內審工作
內審存在的問題,既與企業自身有關,也與認證機構有關。如果兩方面結合起來,可以有效地促進內審工作。
企業應該目的明確——建立質量管理體系是以顧客滿意為出發點的;從產品或體系符合標準要求到顧客滿意是一個由符合性質量向滿意性質量轉變的過程。我們前面列舉的許多問題,如內審、產品測量、生產服務提供、設計和開發、采購等方面的問題,大多數都是一些符合性的問題。如果企業連符合性這樣最基本的問題都解決不好,還能完善內部管理、保證產品質量、達到顧客滿意?當前,對于多數企業而言,還是要先解決好符合性的問題。有了符合性的堅實基礎,就可以通過內審、管理評審\糾正/預防措施、數據分析。持續改進等工作的有效開展,形成良好的自我改進和完善機制,提高質量管理體系的適宜性和有效性,以持續地達到顧客滿意。