●環境管理作業指導文件的作用和內容

(1)作用

組織的環境管理體系作業指導文件是側重于操作性崗位或某一局部活動的規定，它是對環境管理程序文件的展開、補充和細化，一個程序文件可有若干個作業指導文件來支持。其目的是指導具體的崗位特別是重要環境工作崗位的實際操作，使環境因素得到有效控制。

(2)內容

作業指導文件包括技術規范、操作規程、各種管理規定、標準和方法、工藝流程圖表、技術說明等，內容和形式多種多樣，格式也不完全統一，組織可根據自身實際情況制訂，如果使用原有的各項操作慣例和規章制度作為環境管理體系作業指導文件(第三層次文件)，則應將文件統一進行編號，納入體系文件之列，以保證體系文件形式上的完整和統一。


●環境管理記錄

(1)常見的記錄

①關于適用的環境法律與其他要求的信息；

②環境因素識別和環境影響評價記錄；

③環境培訓記錄；

④有關供方和承包方的信息；

⑤投訴記錄及處理決定；

⑥環境目標、指標完成情況的跟蹤記錄；

⑦運行控制記錄和產品信息(如成分和性能參數)；

⑧應急方案的檢驗報告和事故總結報告；
 
⑨監測數據；

⑩檢查活動、儀器校準和設備維護記錄；

11遵循法律、法規情況的定期評價記錄；

12不符合、糾正和預防措施記錄；

13環境管理體系審核記錄；

14管理評審記錄。

(2)組織應建立并保持有關環境記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管 、收回和處置的文件化程序。應在相關程序中列出所需要的記錄并規定保存期限，必要時可編制環境記錄清單。

(3)環境記錄的要求概括如下：

①環境記錄本身要求字跡清楚，能夠識別并且有明確的追溯線索將記錄所記載的信息和相關的活動、產品或服務聯系起來。這是記錄實現其證據功能的基本要求。為此，記錄的名稱和內容應能反映相關的運行和活動，有明確的標識和日期等追溯信息，以便在需要時澄清有關法律責任、查找事故原因等。


②記錄的保存和管理要便于查閱，為此可以考慮采用統一的編號、分類等措施。

環境記錄可以集中保存，也可以分散保存，但應提供適宜的場所防止人為的和意外的損壞和遺失，如雨淋、蟲蛀、霉變、失火等。環境記錄的保存期限標準沒有統一的要求，組織應視需要自行決定。

③記錄可以采取書面形式，也可以采用電子媒體的形式。

④應匯總所有重要記錄的表格，組織有關部門進行校審，應從環境管理體系的整體 性出發，關注所采用的各種表格的內在聯系，應確保記錄的協調統一和內容的完整。

由于組織的規模、性質、機構設置和重要環境因素不同，其作業指導文件和相應的環境記錄 也各不相同。