為便于環境管理工作的有效開展，應當對作用、職責和權限作出明確規定、形成文件，并予以傳達。

管理者應為環境管理體系的實施與控制提供必要的資源，其中包括人力資源和專項技能、技術以及財力資源。

組織的最高管理者應指定專門的管理者代表，無論他（們）是否還負有其他方面的責任，應明確規定其作用、職責和權限，以便：

a) 確保按照本標準的規定建立、實施與保持環境管理體系要求；
b) 向最高管理者匯報環境管理體系的運行情況以供評審,并為環境管理體系的改進提供依據。

4.4.2 培訓、意識與能力

組織應確定培訓的需求。應要求其工作可能對環境產生重大影響的所有人員都經過相應的培訓。

應建立并保持一套程序，使處于每一有關職能與層次的人員都意識到：

a) 符合環境方針與程序和符合環境管理體系要求的重要性；

b) 他們工作活動中實際的或潛在的重大環境影響，以及個人工作的改進所帶來的環境效益；

c) 他們在執行環境方針與程序，實現環境管理體系要求，包括應急準備與響應要求方面的作用與職責；

d) 偏離規定的運行程序的潛在后果。

從事可能產生重大環境影響的工作的人員應具備適當的教育、培訓和（或）工作經驗，從而勝任他所擔負的工作。

4.4.3 信息交流
組織應建立并保持一套程序，用于有關其環境因素和環境管理體系的

a) 組織內各層次和職能間的內部信息交流；
b) 與外部相關方聯絡的接收、文件形成和答復。

組織應考慮對涉及重要環境因素的外部聯絡的處理，并記錄其決定。

4.4.4 環境管理體系文件
組織應以書面或電子形式建立并保持下列信息：

a) 對管理體系核心要素及其相互作用的描述；
b) 查詢相關文件的途徑。

4.4.5 文件控制

組織應建立并保持一套程序，以控制本標準所要求的所有文件，從而確保：

a) 文件便于查找；
b) 對文件進行定期評審，必要時予以修訂并由受權人員確認其適宜性；

c) 凡對環境管理體系的有效運行具有關鍵作用的崗位，都可能得到有關文件的現行版本；

d) 迅速將失效文件從所有發放和使用場所撤回，或采取其他措施防止誤用；

e) 對出于法律和（或）保留信息的需要而留存的失效文件予以標識。

所有文件均須字跡清楚，注明日期（包括修訂日期），標識明確，妥善保管，并在規定期間內予以留存。應規定并保持有關建立和修改各種類型文件的程序與職責。 4.4.6 運行控制
組織應根據其方針、目標和指標，確定與所標識的重要環境因素有關的運行與活動。應針對這些活動（包括維護工作）制定計劃，確保它們在程序規定的條件下進行。程序的建立應符合下述要求：