4．4．2記錄的儲存環境要通風、防潮、防火、防蟲蛀、鼠害等。


4．5記錄的保管期限一般分1年、3年、5年和長期，具體按《記錄清單》的規定。


4．6記錄的借閱


4．6．1需借閱記錄時，應填寫《文件借閱、復制記錄》，應做好登記手續并規定歸還日期；對于過期未還的資料員應及時追回。


4．6．2借閱的記錄不得更改、遺失、損壞和拆頁。


4．7 記錄的處理


凡超過規定保存期限的記錄，由保存部門填寫申請注銷記錄清單，經部門負責人審批后報主管領導批準，指定專人銷毀。申請注銷記錄清單應予保存。


5  相關文件


《文件控制程序》


6  相關記錄


《記錄清單》


《文件借閱、復制記錄》


《文件銷毀申請》