1目的


對食品安全管理體系記錄的標(biāo)識(shí)、貯存、檢查、保護(hù)和處置進(jìn)行控制，為證明產(chǎn)品、過程和安全符合要求及管理體系有效運(yùn)行提供證據(jù)，同時(shí)也為提高產(chǎn)品的可追溯性及制訂糾正預(yù)防措施以及保持和改進(jìn)管理體系提供信息。


2 適用范圍


本程序適用于產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程和食品安全管理體系運(yùn)行中記錄的控制。


3 職責(zé)


3．1辦公室負(fù)責(zé)制訂、修改《記錄控制程序》并組織實(shí)施。


3．2各程序制訂部門負(fù)責(zé)規(guī)范該程序記錄的表式，并負(fù)責(zé)本部門記錄的管理。


3．3記錄的填寫人對記錄的真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰和完整性負(fù)責(zé)。


4  程序


4．1記錄的范圍和編號(hào)


4．1．1凡是食品安全管理體系運(yùn)行中的記錄、報(bào)告均屬記錄范圍。


4．1．2 記錄的編號(hào)由各部門按《文件控制程序》的規(guī)定執(zhí)行。


4．2 記錄的要求


4．2．1各職能部門對管理體系和活動(dòng)中需記錄的工作都要設(shè)立記錄人員。


4．2．2記錄人員須做到字跡清楚，內(nèi)容真實(shí)、準(zhǔn)確、完整、具有可追溯性，體系運(yùn)行記錄應(yīng)與體系運(yùn)作同步。記錄內(nèi)容必須及時(shí)、真實(shí)、準(zhǔn)確、全面、字跡工整、清晰，重要記錄需經(jīng)核對、審核、批準(zhǔn)。


4．2．3記錄上的簽名要寫全名，且能辨認(rèn)；不得用鉛筆填寫，無特殊要求不得用紅筆填寫；不得隨意更改，確需更改時(shí)，采取劃改，并在更改處簽名；


4．2．4各部門對職責(zé)范圍內(nèi)的記錄進(jìn)行整理、分類、編碼和標(biāo)識(shí)工作，必要時(shí)辦理受控手續(xù)，并組卷、裝訂和保管。重要的記錄應(yīng)辦理交接驗(yàn)收手續(xù)后交檔案室存檔。


4．2．5記錄以書面和表格形式為主，也可采用電子媒體作為載體。


4．3 記錄空白表的管理


4．3．1各種記錄的空白表格由各主管部門設(shè)計(jì)發(fā)放，辦公室備案，保證各有關(guān)工作場所都能收到相應(yīng)的空白表格。

4．3．2辦公室負(fù)責(zé)匯總各部門所需記錄，形成《記錄清單》，清單應(yīng)標(biāo)明以下內(nèi)容：記錄名稱、編號(hào)、使用部門、保存期限等，同時(shí)附有空白記錄表格式。


4．4 記錄的保管和貯存要求


4．4．1各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門各類記錄的匯總，便于存取和檢查。


4．4．2記錄的儲(chǔ)存環(huán)境要通風(fēng)、防潮、防火、防蟲蛀、鼠害等。


4．5記錄的保管期限一般分1年、3年、5年和長期，具體按《記錄清單》的規(guī)定。


4．6記錄的借閱


4．6．1需借閱記錄時(shí)，應(yīng)填寫《文件借閱、復(fù)制記錄》，應(yīng)做好登記手續(xù)并規(guī)定歸還日期；對于過期未還的資料員應(yīng)及時(shí)追回。


4．6．2借閱的記錄不得更改、遺失、損壞和拆頁。


4．7 記錄的處理


凡超過規(guī)定保存期限的記錄，由保存部門填寫申請注銷記錄清單，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，指定專人銷毀。申請注銷記錄清單應(yīng)予保存。