1、目的：


在規(guī)定的過程和場所保持所需的質(zhì)量記錄，并進行控制和管理，為證明產(chǎn)品質(zhì)量符合規(guī)定要求和質(zhì)量體系有效運行提供證據(jù)；為質(zhì)量改進提供依據(jù)。


2、范圍：


適用于與質(zhì)量管理體系所有相關的記錄。


3、職責：


3.1、辦公室負責建立并保持有關質(zhì)量記錄的標識、收集、編目、查閱、歸檔、貯存、保管和處理的文件化程序，并組織實施。


3.2 各職能部門/車間及人員負責本部門/崗位記錄的管理，并按規(guī)定傳遞和保存。


4、控制要求：


4.1、記錄的范圍、類型和采用的方式：


4.1.1、記錄范圍包括：質(zhì)量管理體系運行記錄和產(chǎn)品質(zhì)量記錄等；


4.1.2、記錄類型包括：管理記錄、操作記錄、監(jiān)視和測量記錄及各種報告等。


4.1.3、記錄一般采用文字填寫的方式、必要時可采磁盤，錄像等方式。


4.2、記錄的填寫：


4.2.1、記錄應按設置的項目逐項填寫，某些項目不需填寫時，用斜杠“/”明示。


4.2.2、記錄可用鋼筆或圓珠筆填寫，字跡應清楚、整齊，易識別。


4.2.3、記錄的內(nèi)容應真實、準確、完整，填寫人簽名須簽全名。


4.2.4、記錄是對當時客觀事實的陳述，應及時或現(xiàn)場填寫，不得后補、偽造。


4.2.5、為確保記錄的原始性、可追溯性、真實性，原則上記錄填寫后不得更改。若系筆誤或經(jīng)證實原記錄不準確，可在原始記錄上采用“劃改”的方式進行更改，但應保留原有記錄的可識別性。


4.3、記錄的編制：


4.3.1、辦公室應根據(jù)質(zhì)量手冊和程序文件以及可追溯性的要求，對所需記錄進行策劃，組織相關部門／車間分別編制與其相適應的記錄、表、卡，并對表卡間聯(lián)系性和協(xié)調(diào)性、表式的統(tǒng)一性和內(nèi)容的完整性、以及保存的期限等進行會簽，作相應修改后，經(jīng)管理者代表批準，匯編成冊發(fā)布和執(zhí)行。必要時可規(guī)定填寫說明。


4.3.2、質(zhì)量記錄的編號方法按CX001-2005《文件控制程序》第4.2.3條執(zhí)行，并進行統(tǒng)一標識。記錄的順序號用3位數(shù)順序號標識，如：001，002，003……依次下序。 


4.4、記錄的收集、貯存和管理：


4.4.1、各部門/崗位及人員應按本程序4.2款的規(guī)定填寫記錄。


4.4.2、各部門應指定專職或兼職的記錄管理員負責記錄的收集、貯存和管理。


4.4.3、辦公室應編制“質(zhì)量記錄清單”，對記錄的標識保護、檢索、保存和處置進行控制。記錄管理員應按“質(zhì)量記錄清單”的要求，每月定期對本部門所有記錄進行收集、整理、分類、匯總、歸檔。


4.4.4、記錄的保存方式應便于存取和查閱，能夠在需要時迅速獲得。