受控文件未經批準不得復制。質量手冊和程序文件的復制由各部門的文件提出申請，經質量負責人批準后，由辦公室執行。
4．2．4 文件發放、保管及回收
4．2．4．1 發放
a）質量手冊和程序文件的發放由辦公室按公司范圍內的實際使用要求發放，并按《文件發放、回收登記表》進行登記，文件簽收人在登記表上簽名；
b) 管理性文件或技術性文件由各部門的文件管理員按實際需求領用；
c) 非受控文件的發放由有需要的部門提出書面申請，經質量負責人批準后，由文件管理員作好發放登記；
d) 文件發放登記表上的發放號即為文件使用人的受控號，以便于追溯。
4．2．4．2 保管
a） 質量手冊、程序文件的正本存放在辦公室，質量手冊的各持有者應使用手冊的有效版本；

b） 文件與管理性文件的正本分別由生產技術科和辦公室的文件管理員負責保管，各部門持有的技術與管理性文件由文件管理員或批準的使用人負責保管，并及時填寫《部門受控文件清單》，保證相關場所或人員現場使用的文件是最新的有效版本。
c）經批準發布的文件應登記編目并歸檔保存。存入硬盤及軟盤的文件應有備份，并作出版本標識，采用密碼進行保護，限定查閱及使用范圍，由授權使用的人員進行操作。
    d) 任何人不得在受控文件上隨意涂改、不準私自出借，確保文件的清晰，易于識別和檢索；文件的使用者若調離公司，應辦理文件歸還手續。
e）直接引用的各類外來文件，由文件管理部門負責在《外來文件登記表》上辦理登記，并填寫《受控文件清單》，加蓋"受控"章，發放、傳閱及歸檔保管。
4．2．4．3 回收
a） 因文件破損嚴重影響使用，應將原領用的已破損文件回收，在《文件發放、回收登記表》上登記，同時在回收文件上蓋"作廢"印章，與有效文件隔離；
b） 因文件更改、修訂等原因而作廢的文件，應由原文件發放部門的文件管理員負責回收，并在文件上加蓋 "作廢"印章，與有效文件隔離。
4．2．5 文件評審與更改
4．2．5．1 評審
辦公室每年12月組織對現有質量體系文件進行評審，并作好評審記錄。
4．2．5．2 更改
a）受控文件的更改由原文件編制部門負責，更改內容填寫《文件更改通知單》，經審核批準后，發放到原文件持有處，執行更改；
b）更改后的文件按本程序的4. 2. 1條審核、批準并注明生效日期；
c） 更改后的文件標識按4. 2. 2條，復制發放按4. 2. 3、4. 2. 4條；
d） 修改頁應反映文件的最新狀態，修改次數用阿拉伯數字0、1、2、3---順序表示，版本狀態用英文大寫字母A、B、C、---順序表示。