由于認可機構、
認證機構和
審核員各自的立場、角度不同，因而對認證的組織、實施過程中形成的記錄所承載的信息達到什么程度才算符合要求，可能產(chǎn)生不同的看法，甚至在認證決定或認可評審監(jiān)督的過程中產(chǎn)生異議。在實際工作中，由于審核組織實施不合理、能力不足等方面的原因，確實存在記錄顯示的信息不能闡明或證實過程或活動結果的現(xiàn)象；或由于某一方自身的不足或局限性，即使某些記錄提供的信息是比較充分的，有關人員在對這些信息進行分析和判斷時，也有可能認為信息不足或產(chǎn)生其他不一致的認識和看法。
如何看待記錄，記錄承載的信息到什么程度合適，并在一般情況下讓各方接受，需要各方不斷地進行溝通和加深理解，并在實際工作中逐步形成共識。
認證實施過程中形成的記錄是否符合要求，主要應看記錄涵蓋的信息能否完整地反映認證實施全過程的整體狀況。特別是反映過程特性、特征的記錄，應能對過程或活動是否符合要求進行有效的闡明和證實。闡明結果、證實過程和活動有效實施，是對記錄的最基本要求。記錄不能導致認證決定偏離準則而產(chǎn)生非預期的認證結果。 對于是非判斷性質(zhì)的活動，在形成記錄時，可以用是或非的方式闡明結果。如果需要通過數(shù)據(jù)和有關信息才能比較完整地證實過程或活動性質(zhì)，才能給出完整判斷,那審核記錄一定要有足夠的信息和數(shù)據(jù)的支持。這些數(shù)據(jù)或信息一定是足以對過程、活動完成或達到預期效果的情況有直接的證實作用，并不致產(chǎn)生歧義。
真實有效的審核記錄源自審核現(xiàn)場。實施有效審核并形成符合要求記錄的前提，是準確識別、理解組織特定產(chǎn)品和質(zhì)量管理體系過程、作出合理的審核安排以及審核員具備必要的審核能力。如果審核的組織管理或計劃安排不當，現(xiàn)場審核時遺漏組織的某些部內(nèi)容為：“內(nèi)審計劃——審核組——人員資格——檢查表——檢查記錄——內(nèi)審報告——不合格報告”能否就該記錄作出內(nèi)審是否符合要求的判斷？答案顯然是否定的。在本案例中，既沒有支持內(nèi)審有效實施的信息（計劃是否合理并有效實施、審核組組成是否滿足內(nèi)審的需要、針對不合格的糾正／糾正措施的有效性等），也沒有判斷內(nèi)審實施存在問題和不足的任何信息。類似這樣不能表明過程主要活動特征、特性或結果的記錄，是不能接受的，因為它們已經(jīng)偏離了記錄形成的基本要求，不具備記錄應有的作用。 在具體形成有關記錄時，一定要注意把握以下幾個方面：
一是從現(xiàn)場觀察得出的審核記錄應確實能夠體現(xiàn)活動或過程的特性和特征。
二是審核記錄承載的基本信息能夠反映某一認證組織的特點，并能依此對組織質(zhì)量管理體系的適宜性、充分性和有效性作出判斷。
三是審核記錄有足夠的基本信息支持認證決定。以上三個方面只是原則的表述和要求，供大家在實踐中參考。創(chuàng)建時間：2002-9-3摘自《北京科明》
