由于認可機構(gòu)、
認證機構(gòu)和
審核員各自的立場、角度不同，因而對認證的組織、實施過程中形成的記錄所承載的信息達到什么程度才算符合要求，可能產(chǎn)生不同的看法，甚至在認證決定或認可評審監(jiān)督的過程中產(chǎn)生異議。在實際工作中，由于審核組織實施不合理、能力不足等方面的原因，確實存在記錄顯示的信息不能闡明或證實過程或活動結(jié)果的現(xiàn)象；或由于某一方自身的不足或局限性，即使某些記錄提供的信息是比較充分的，有關(guān)人員在對這些信息進行分析和判斷時，也有可能認為信息不足或產(chǎn)生其他不一致的認識和看法。
如何看待記錄，記錄承載的信息到什么程度合適，并在一般情況下讓各方接受，需要各方不斷地進行溝通和加深理解，并在實際工作中逐步形成共識。
認證實施過程中形成的記錄是否符合要求，主要應(yīng)看記錄涵蓋的信息能否完整地反映認證實施全過程的整體狀況。特別是反映過程特性、特征的記錄，應(yīng)能對過程或活動是否符合要求進行有效的闡明和證實。闡明結(jié)果、證實過程和活動有效實施，是對記錄的最基本要求。記錄不能導致認證決定偏離準則而產(chǎn)生非預期的認證結(jié)果。 對于是非判斷性質(zhì)的活動，在形成記錄時，可以用是或非的方式闡明結(jié)果。如果需要通過數(shù)據(jù)和有關(guān)信息才能比較完整地證實過程或活動性質(zhì)，才能給出完整判斷,那審核記錄一定要有足夠的信息和數(shù)據(jù)的支持。這些數(shù)據(jù)或信息一定是足以對過程、活動完成或達到預期效果的情況有直接的證實作用，并不致產(chǎn)生歧義。
真實有效的審核記錄源自審核現(xiàn)場。實施有效審核并形成符合要求記錄的前提，是準確識別、理解組織特定產(chǎn)品和質(zhì)量管理體系過程、作出合理的審核安排以及審核員具備必要的審核能力。如果審核的組織管理或計劃安排不當，現(xiàn)場審核時遺漏組織的某些部內(nèi)容為：“內(nèi)審計劃——審核組——人員資格——檢查表——檢查記錄——內(nèi)審報告——不合格報告”能否就該記錄作出內(nèi)審是否符合要求的判斷？答案顯然是否定的。在本案例中，既沒有支持內(nèi)審有效實施的信息（計劃是否合理并有效實施、審核組組成是否滿足內(nèi)審的需要、針對不合格的糾正／糾正措施的有效性等），也沒有判斷內(nèi)審實施存在問題和不足的任何信息。類似這樣不能表明過程主要活動特征、特性或結(jié)果的記錄，是不能接受的，因為它們已經(jīng)偏離了記錄形成的基本要求，不具備記錄應(yīng)有的作用。 在具體形成有關(guān)記錄時，一定要注意把握以下幾個方面：
一是從現(xiàn)場觀察得出的審核記錄應(yīng)確實能夠體現(xiàn)活動或過程的特性和特征。
二是審核記錄承載的基本信息能夠反映某一認證組織的特點，并能依此對組織質(zhì)量管理體系的適宜性、充分性和有效性作出判斷。
三是審核記錄有足夠的基本信息支持認證決定。以上三個方面只是原則的表述和要求，供大家在實踐中參考。創(chuàng)建時間：2002-9-3摘自《北京科明》
