在質量管理體系文件運行的初期，咨詢人員要指導參與質量管理體系運行的各相關部門，一定要嚴格按質量管理體系文件的要求去執行。不要輕易、擅自編制質量管理體系文件。防止質量管理體系出現文件擴張的現象。
    質量管理體系文件擴張即是在質量管理體系運行中，一些部門為了滿足本部門質量管理體系運行的需要，未經質量管理部門的批準，擅自做主編制了相應的作業指導性文件和質量記錄。這些文件和記錄符合了本部門的管理需要，但是與整個質量管理體系文件的相容性差距很大。有些文件的規定甚至和質量管理體系文件的相關要求背道而馳。對保持質量管理體系運行的符合性及有效性危害很大，嚴重時會造成干擾質量管理體系運行的后果。如果各個參與質量管理體系運行的部門和人員都這樣做的話，將形成質量管理體系文件擴張膨脹的狀況。最終，有可能導致質量管理體系運行停滯的嚴重后果。因此，在質量管理體系運行時，企業的最高管理者和各部門負責人對此種情況一定要引起足夠的重視，防止此類情況發生。
    為了達到防止質量管理體系文件擴張的狀況發生的目的，咨詢人員要指導企業的相關人員提高自覺執行質量管理體系文件的意識。要把所編制好的質量管理體系文件及時納入《質量管理體系文件受控清單》中去。要確保現場所使用的文件均是有效的受控版本。凡是沒有列入受控文件清單中的文件均為無效版本。在企業內部絕不允許使用非受控文件。對已經編制、完善的質量記錄也要及時納入《質量記錄清單》中去。對納入記錄清單中的各種質量記錄，也按非受控文件處理，不允許使用和參與質量管理體系運行。
    上述文件和質量記錄的管理，一定要有專人負責。要選拔素質較高，責任心較強的人員擔任此項工作。在質量管理體系運行的過程中，管理者代表和質量管理部門的負責人要定期到現場和各相關部門監督檢查，確保“非法”文件和質量記錄沒有參與質量管理體系運行的機會，使質量管理體系運行工作順利開展。