標準在小型企業的實施“關于2000版ISO 9001標準的新思考”之六
2000版ISO 9000族標準已經正式發布，這是ISO 9000標準發展進程中的一件大事。隨之而來的問題就是已獲1994版ISO 9001（或ISO 9002、ISO 9003）標準認證的企業，不論屬于哪一類別（硬件、軟件、流程性材料和服務），也不論其規模如何（大型、中型或小型企業），如何在３年的過渡期內將1994版證書轉換為ISO 9001：2000體系認證證書。新申請認證的企業則面臨著如何用新版標準來建立、形成文件、運行、保持和持續改進組織的質量管理體系的問題。1994版標準不但不便于服務業使用，而且小型企業在使用時也存在許多困難。而ISO 9001：2000標準則克服了1994版標準的局限性，同時也為小型企業應用該標準提供了極大的靈活性。那么，如何理解小型企業實施ISO 9001：2000標準的靈活性，以及在哪些方面體現了這種靈活性，本文將從以下幾個方面予以闡述。
一、質量管理體系文件的數量及繁簡程度可以靈活掌握
ISO 9001：2000標準考慮到小型企業的特點，在質量管理體系文件的規定方面增加了企業根據自身情況及對過程的控制要求加以靈活處置的內容。
１．在1994版ISO 9001標準的２０個要素中，有１７個要素要求建立形成文件的程序，其他３個要素也間接提出了文件化的要求。小型企業在實施該標準時要花很大力量用于編制文件。
2000版ISO 9001標準僅在６個條款中提出要編制形成文件的程序，其他過程的控制是否需要編制文件，則根據ISO 9001：2000 ４．２．１ｄ）及４．１ｃ）所確定的原則來決定，這就在文件編寫方面給小型企業以很大的彈性。比如，對一個僅有３個人的小型企業，每個人都是非常有經驗的，他們每個人對采購、生產等過程都非常熟悉，即使在沒有文件的情況下也都能確保組織的采購、生產等過程得到有效的策劃、運作和控制。在這種情況下，該組織就不必編寫用于采購和生產控制的文件。其他的過程亦是如此。另外，即使需要編制文件，由于小型企業的產品和過程通常比較簡單，同一項工作僅由一個或幾個人完成，便于溝通，文件也可以簡化。小型企業有時會采用樣板、照片、光盤及電子媒體的方式代替書面的文件；有些小型企業將６份形成文件的程序及其他文件都寫入質量手冊或將６份形成文件的程序寫到一份文件中，這都是可以接受的。
２．2000版ISO 9001標準在文件要求方面的靈活性，體現在標準條文多處使用“規定”、“建立”、“安排”、“方法”、“準則”等用詞。