什么是文件？ISO 14001：2004中第3.4條款指的是信息及其承載媒體。

　　在環境管理體系（EMS）ISO 14001：2004標準4.4.4條款給出了環境管理體系文件的原則范圍：“環境管理體系文件應包括：a)環境方針、目標和指標；b)對環境管理體系的覆蓋范圍的描述；c)對環境管理體系的主要要素及其相互作用的描述，以及相關文件的查詢途徑；d)本標準要求的文件，包括記錄；e)組織為確保對涉及重大環境因素的過程進行有效策劃，運行和控制所需的文件，包括記錄。”而一個充分、適宜、有效的環境管理體系所需的文件的多少與詳盡程度則同時取決于其他的因素。

　　ISO 14001∶2004標準引言中提出，“環境管理體系的詳細和復雜程度、體系文件的多少、所投入的資源等，取決于多方面的因素，如體系覆蓋的范圍、組織的規模、其活動、產品和服務的性質等。對于中小型企業，更應當意識到這一點。”

　　該標準附錄A4.4條款指出，“對于不同的組織，環境管理體系文件的多少可能由于它們在以下方面的差別而各有不同：a)組織及其活動、產品和服務的規模和類型；b)過程及其相互作用的復雜程度；c)人員的能力”。

　　綜上所述，文件因其作為“信息及其承載媒體”的性質，在環境管理體系中的多少與詳盡程度取決于：

　　-組織自身特性或特質及其環境方針；

　　-環境管理體系覆蓋范圍及其復雜程度；

　　-標準對環境管理體系文件的要求（4.4.4條款要求及其他）。

　　顯然，文件不是越多越好、越細越好，或者相反，而應有一個度。

　　ISO 14001∶2004標準附錄A4.4指出：“文件的詳盡程度，應當足以描述環境管理體系及其各部分協同運作的情況，并指出獲取環境管理體系某一部分運行的更詳細信息的途徑”。這應該是對環境管理體系文件的度的起碼要求。

　　哪些文件是必須的　　按照ISO 14001∶2004標準A4.4.4d）條款所述，本標準要求形成文件之處，必須形成文件，這包括：4.1，4.2e），4.3.1，4.3.3，4.4.1，4.4.3，4.5.3，4.6等條款中明確提出的文件要求以及4.5.1條款中隱含的文件要求。

　　程序需要文件化嗎　　程序的定義是：為進行某項活動式過程所規定的途徑（ISO 14001：2004第3.19條款），程序要不要文件化呢？“程序”的定義的“注”是這樣說的：程序可以形成文件，也可以不形成文件。在ISO14001∶2004標準中，共有4.3.1，4.3.2，4.4.2，4.4.3，4.4.5，4.4.6，4.4.7，4.5.1，4.5.2，4.5.3，4.5.4，4.5.5等12個條款要素的14處（若加上標準A4.3所示-如果組織決定就環境因素進行外部信息交流，它可以制定一個這方面的程序-則共有15處）建立程序的要求，但其中只有4.4.6a)明確要求應建立、實施并保持一個或多個成文件的程序。

　　而ISO 14001∶2004標準A4.4的指南：對于程序是否形成文件，應當從下列方面考慮：

　　1）不形成文件可能產生的后果，包括環境方面的后果。

　　2）用來證實遵循法律、法規和其他要求的需要。

　　3）保證活動一致性的需要。

　　4）形成文件的益處，例如

　　-易于交流和培訓，從而加以實施；

　　-易于維護和修訂；

　　-避免含混和偏離；

　　-提供證實功能和直觀性。

　　5）出于本標準的要求。

　　如此說來，除非組織的人員的能力已可充分滿足上述要求需要的那一部分，程序均應予以文件化-形成程序文件。

　　當然，文件與文件不同，尤其對活動、產品和服務以及過程及其相互作用相對簡單的中小型企業，不要忘了ISO 14001∶2004標準引言的提示，而過于苛求。

　　一定要建立手冊嗎　　ISO 14001∶2004標準沒有要求建立手冊，標準附錄A4.4條款專門為此做了說明：“可將環境文件納入組織所實施的其他體系的文件，而不強求采取手冊的形式。”

　　不強求不等于不需要。況且，“可將環境文件納入組織所實施的其他體系的文件”，可以理解為，在多個標準整合的體系中，可以充分利用其他體系的文件形式和結構，比如質量管理體系。

　　手冊有其不可替代的作用，手冊應當起到如下作用：

　　-概覽全貌，一目了然。可用于概括描述：組織概況，包括相關特性/特質；環境方針； 環境管理體系的覆蓋范圍；環境管理體系各要素要求及相互關系與作用；環境管理體系策劃結果。

　　-信息索引、途徑直觀；有如模型、沙盤、導游圖中的圖例圖示圖標路標；可利用正文引用、附錄、附圖、附表、附件等方式給出相關文件的出處，或查詢途徑。一冊在手，線索全有。

    -拾“遺”補“闕”，物盡其用；有如模型、沙盤、導游圖中細化了的局部；可在部分章節描述具體要求，省去建程序、寫指導書。 文件多少應有度　　什么是文件？ISO 14001：2004中第3.4條款指的是信息及其承載媒體。

　　在環境管理體系（EMS）ISO 14001：2004標準4.4.4條款給出了環境管理體系文件的原則范圍：“環境管理體系文件應包括：a)環境方針、目標和指標；b)對環境管理體系的覆蓋范圍的描述；c)對環境管理體系的主要要素及其相互作用的描述，以及相關文件的查詢途徑；d)本標準要求的文件，包括記錄；e)組織為確保對涉及重大環境因素的過程進行有效策劃，運行和控制所需的文件，包括記錄。”而一個充分、適宜、有效的環境管理體系所需的文件的多少與詳盡程度則同時取決于其他的因素。

　　ISO 14001∶2004標準引言中提出，“環境管理體系的詳細和復雜程度、體系文件的多少、所投入的資源等，取決于多方面的因素，如體系覆蓋的范圍、組織的規模、其活動、產品和服務的性質等。對于中小型企業，更應當意識到這一點。”　　該標準附錄A4.4條款指出，“對于不同的組織，環境管理體系文件的多少可能由于它們在以下方面的差別而各有不同：a)組織及其活動、產品和服務的規模和類型；b)過程及其相互作用的復雜程度；c)人員的能力”。　　綜上所述，文件因其作為“信息及其承載媒體”的性質，在環境管理體系中的多少與詳盡程度取決于：　　-組織自身特性或特質及其環境方針；

　　-環境管理體系覆蓋范圍及其復雜程度；

　　-標準對環境管理體系文件的要求（4.4.4條款要求及其他）。

　　顯然，文件不是越多越好、越細越好，或者相反，而應有一個度。

　　ISO 14001∶2004標準附錄A4.4指出：“文件的詳盡程度，應當足以描述環境管理體系及其各部分協同運作的情況，并指出獲取環境管理體系某一部分運行的更詳細信息的途徑”。這應該是對環境管理體系文件的度的起碼要求。　　哪些文件是必須的

　　按照ISO 14001∶2004標準A4.4.4d）條款所述，本標準要求形成文件之處，必須形成文件，這包括：4.1，4.2e），4.3.1，4.3.3，4.4.1，4.4.3，4.5.3，4.6等條款中明確提出的文件要求以及4.5.1條款中隱含的文件要求。

　　程序需要文件化嗎

　　程序的定義是：為進行某項活動式過程所規定的途徑（ISO 14001：2004第3.19條款），程序要不要文件呢？“程序”的定義的“注”是這樣說的：程序可以形成文件，也可以不形成文件。在ISO 14001∶2004標準中，共有4.3.1，4.3.2，4.4.2，4.4.3，4.4.5，4.4.6，4.4.7，4.5.1，4.5.2，4.5.3，4.5.4，4.5.5等12個條款要素的14處（若加上標準A4.3所示-如果組織決定就環境因素進行外部信息交流，它可以制定一個這方面的程序-則共有15處）建立程序的要求，但其中只有4.4.6a)明確要求應建立、實施并保持一個或多個成文件的程序。

　　而ISO 14001∶2004標準A4.4的指南：對于程序是否形成文件，應當從下列方面考慮：

　　1）不形成文件可能產生的后果，包括環境方面的后果。

　　2）用來證實遵循法律、法規和其他要求的需要。

　　3）保證活動一致性的需要。

　　4）形成文件的益處，例如

　　-易于交流和培訓，從而加以實施；

　　-易于維護和修訂；

　　-避免含混和偏離；

　　-提供證實功能和直觀性。

　　5）出于本標準的要求。

　　如此說來，除非組織的人員的能力已可充分滿足上述要求需要的那一部分，程序均應予以文件化-形成程序文件。　　當然，文件與文件不同，尤其對活動、產品和服務以及過程及其相互作用相對簡單的中小型企業，不要忘了ISO 14001∶2004標準引言的提示，而過于苛求。

　　一定要建立手冊嗎　　ISO 14001∶2004標準沒有要求建立手冊，標準附錄A4.4條款專門為此做了說明：“可將環境文件納入組織所實施的其他體系的文件，而不強求采取手冊的形式。”

　　不強求不等于不需要。況且，“可將環境文件納入組織所實施的其他體系的文件”，可以理解為，在多個標準整合的體系中，可以充分利用其他體系的文件形式和結構，比如質量管理體系。

　　手冊有其不可替代的作用，手冊應當起到如下作用：

　　-概覽全貌，一目了然。可用于概括描述：組織概況，包括相關特性/特質；環境方針； 環境管理體系的覆蓋范圍；環境管理體系各要素要求及相互關系與作用；環境管理體系策劃結果。

　　-信息索引、途徑直觀；有如模型、沙盤、導游圖中的圖例圖示圖標路標；可利用正文引用、附錄、附圖、附表、附件等方式給出相關文件的出處，或查詢途徑。一冊在手，線索全有。

    -拾“遺”補“闕”，物盡其用；有如模型、沙盤、導游圖中細化了的局部；可在部分章節描述具體要求，省去建程序、寫指導書。