什么是文件？ISO 14001：2004中第3.4條款指的是信息及其承載媒體。

　　在環(huán)境管理體系（EMS）ISO 14001：2004標(biāo)準(zhǔn)4.4.4條款給出了環(huán)境管理體系文件的原則范圍：“環(huán)境管理體系文件應(yīng)包括：a)環(huán)境方針、目標(biāo)和指標(biāo)；b)對(duì)環(huán)境管理體系的覆蓋范圍的描述；c)對(duì)環(huán)境管理體系的主要要素及其相互作用的描述，以及相關(guān)文件的查詢途徑；d)本標(biāo)準(zhǔn)要求的文件，包括記錄；e)組織為確保對(duì)涉及重大環(huán)境因素的過程進(jìn)行有效策劃，運(yùn)行和控制所需的文件，包括記錄。”而一個(gè)充分、適宜、有效的環(huán)境管理體系所需的文件的多少與詳盡程度則同時(shí)取決于其他的因素。

　　ISO 14001∶2004標(biāo)準(zhǔn)引言中提出，“環(huán)境管理體系的詳細(xì)和復(fù)雜程度、體系文件的多少、所投入的資源等，取決于多方面的因素，如體系覆蓋的范圍、組織的規(guī)模、其活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)的性質(zhì)等。對(duì)于中小型企業(yè)，更應(yīng)當(dāng)意識(shí)到這一點(diǎn)。”

　　該標(biāo)準(zhǔn)附錄A4.4條款指出，“對(duì)于不同的組織，環(huán)境管理體系文件的多少可能由于它們?cè)谝韵路矫娴牟顒e而各有不同：a)組織及其活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)的規(guī)模和類型；b)過程及其相互作用的復(fù)雜程度；c)人員的能力”。

　　綜上所述，文件因其作為“信息及其承載媒體”的性質(zhì)，在環(huán)境管理體系中的多少與詳盡程度取決于：

　　-組織自身特性或特質(zhì)及其環(huán)境方針；

　　-環(huán)境管理體系覆蓋范圍及其復(fù)雜程度；

　　-標(biāo)準(zhǔn)對(duì)環(huán)境管理體系文件的要求（4.4.4條款要求及其他）。

　　顯然，文件不是越多越好、越細(xì)越好，或者相反，而應(yīng)有一個(gè)度。

　　ISO 14001∶2004標(biāo)準(zhǔn)附錄A4.4指出：“文件的詳盡程度，應(yīng)當(dāng)足以描述環(huán)境管理體系及其各部分協(xié)同運(yùn)作的情況，并指出獲取環(huán)境管理體系某一部分運(yùn)行的更詳細(xì)信息的途徑”。這應(yīng)該是對(duì)環(huán)境管理體系文件的度的起碼要求。

　　哪些文件是必須的　　按照ISO 14001∶2004標(biāo)準(zhǔn)A4.4.4d）條款所述，本標(biāo)準(zhǔn)要求形成文件之處，必須形成文件，這包括：4.1，4.2e），4.3.1，4.3.3，4.4.1，4.4.3，4.5.3，4.6等條款中明確提出的文件要求以及4.5.1條款中隱含的文件要求。

　　程序需要文件化嗎　　程序的定義是：為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)式過程所規(guī)定的途徑（ISO 14001：2004第3.19條款），程序要不要文件化呢？“程序”的定義的“注”是這樣說的：程序可以形成文件，也可以不形成文件。在ISO14001∶2004標(biāo)準(zhǔn)中，共有4.3.1，4.3.2，4.4.2，4.4.3，4.4.5，4.4.6，4.4.7，4.5.1，4.5.2，4.5.3，4.5.4，4.5.5等12個(gè)條款要素的14處（若加上標(biāo)準(zhǔn)A4.3所示-如果組織決定就環(huán)境因素進(jìn)行外部信息交流，它可以制定一個(gè)這方面的程序-則共有15處）建立程序的要求，但其中只有4.4.6a)明確要求應(yīng)建立、實(shí)施并保持一個(gè)或多個(gè)成文件的程序。

　　而ISO 14001∶2004標(biāo)準(zhǔn)A4.4的指南：對(duì)于程序是否形成文件，應(yīng)當(dāng)從下列方面考慮：

　　1）不形成文件可能產(chǎn)生的后果，包括環(huán)境方面的后果。

　　2）用來證實(shí)遵循法律、法規(guī)和其他要求的需要。

　　3）保證活動(dòng)一致性的需要。

　　4）形成文件的益處，例如

　　-易于交流和培訓(xùn)，從而加以實(shí)施；

　　-易于維護(hù)和修訂；

　　-避免含混和偏離；

　　-提供證實(shí)功能和直觀性。

　　5）出于本標(biāo)準(zhǔn)的要求。

　　如此說來，除非組織的人員的能力已可充分滿足上述要求需要的那一部分，程序均應(yīng)予以文件化-形成程序文件。

　　當(dāng)然，文件與文件不同，尤其對(duì)活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)以及過程及其相互作用相對(duì)簡(jiǎn)單的中小型企業(yè)，不要忘了ISO 14001∶2004標(biāo)準(zhǔn)引言的提示，而過于苛求。

　　一定要建立手冊(cè)嗎　　ISO 14001∶2004標(biāo)準(zhǔn)沒有要求建立手冊(cè)，標(biāo)準(zhǔn)附錄A4.4條款專門為此做了說明：“可將環(huán)境文件納入組織所實(shí)施的其他體系的文件，而不強(qiáng)求采取手冊(cè)的形式。”

　　不強(qiáng)求不等于不需要。況且，“可將環(huán)境文件納入組織所實(shí)施的其他體系的文件”，可以理解為，在多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)整合的體系中，可以充分利用其他體系的文件形式和結(jié)構(gòu)，比如質(zhì)量管理體系。

　　手冊(cè)有其不可替代的作用，手冊(cè)應(yīng)當(dāng)起到如下作用：

　　-概覽全貌，一目了然。可用于概括描述：組織概況，包括相關(guān)特性/特質(zhì)；環(huán)境方針； 環(huán)境管理體系的覆蓋范圍；環(huán)境管理體系各要素要求及相互關(guān)系與作用；環(huán)境管理體系策劃結(jié)果。

　　-信息索引、途徑直觀；有如模型、沙盤、導(dǎo)游圖中的圖例圖示圖標(biāo)路標(biāo)；可利用正文引用、附錄、附圖、附表、附件等方式給出相關(guān)文件的出處，或查詢途徑。一冊(cè)在手，線索全有。

    -拾“遺”補(bǔ)“闕”，物盡其用；有如模型、沙盤、導(dǎo)游圖中細(xì)化了的局部；可在部分章節(jié)描述具體要求，省去建程序、寫指導(dǎo)書。 文件多少應(yīng)有度　　什么是文件？ISO 14001：2004中第3.4條款指的是信息及其承載媒體。

　　在環(huán)境管理體系（EMS）ISO 14001：2004標(biāo)準(zhǔn)4.4.4條款給出了環(huán)境管理體系文件的原則范圍：“環(huán)境管理體系文件應(yīng)包括：a)環(huán)境方針、目標(biāo)和指標(biāo)；b)對(duì)環(huán)境管理體系的覆蓋范圍的描述；c)對(duì)環(huán)境管理體系的主要要素及其相互作用的描述，以及相關(guān)文件的查詢途徑；d)本標(biāo)準(zhǔn)要求的文件，包括記錄；e)組織為確保對(duì)涉及重大環(huán)境因素的過程進(jìn)行有效策劃，運(yùn)行和控制所需的文件，包括記錄。”而一個(gè)充分、適宜、有效的環(huán)境管理體系所需的文件的多少與詳盡程度則同時(shí)取決于其他的因素。

　　ISO 14001∶2004標(biāo)準(zhǔn)引言中提出，“環(huán)境管理體系的詳細(xì)和復(fù)雜程度、體系文件的多少、所投入的資源等，取決于多方面的因素，如體系覆蓋的范圍、組織的規(guī)模、其活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)的性質(zhì)等。對(duì)于中小型企業(yè)，更應(yīng)當(dāng)意識(shí)到這一點(diǎn)。”　　該標(biāo)準(zhǔn)附錄A4.4條款指出，“對(duì)于不同的組織，環(huán)境管理體系文件的多少可能由于它們?cè)谝韵路矫娴牟顒e而各有不同：a)組織及其活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)的規(guī)模和類型；b)過程及其相互作用的復(fù)雜程度；c)人員的能力”。　　綜上所述，文件因其作為“信息及其承載媒體”的性質(zhì)，在環(huán)境管理體系中的多少與詳盡程度取決于：　　-組織自身特性或特質(zhì)及其環(huán)境方針；

　　-環(huán)境管理體系覆蓋范圍及其復(fù)雜程度；

　　-標(biāo)準(zhǔn)對(duì)環(huán)境管理體系文件的要求（4.4.4條款要求及其他）。

　　顯然，文件不是越多越好、越細(xì)越好，或者相反，而應(yīng)有一個(gè)度。

　　ISO 14001∶2004標(biāo)準(zhǔn)附錄A4.4指出：“文件的詳盡程度，應(yīng)當(dāng)足以描述環(huán)境管理體系及其各部分協(xié)同運(yùn)作的情況，并指出獲取環(huán)境管理體系某一部分運(yùn)行的更詳細(xì)信息的途徑”。這應(yīng)該是對(duì)環(huán)境管理體系文件的度的起碼要求。　　哪些文件是必須的

　　按照ISO 14001∶2004標(biāo)準(zhǔn)A4.4.4d）條款所述，本標(biāo)準(zhǔn)要求形成文件之處，必須形成文件，這包括：4.1，4.2e），4.3.1，4.3.3，4.4.1，4.4.3，4.5.3，4.6等條款中明確提出的文件要求以及4.5.1條款中隱含的文件要求。

　　程序需要文件化嗎

　　程序的定義是：為進(jìn)行某項(xiàng)活動(dòng)式過程所規(guī)定的途徑（ISO 14001：2004第3.19條款），程序要不要文件呢？“程序”的定義的“注”是這樣說的：程序可以形成文件，也可以不形成文件。在ISO 14001∶2004標(biāo)準(zhǔn)中，共有4.3.1，4.3.2，4.4.2，4.4.3，4.4.5，4.4.6，4.4.7，4.5.1，4.5.2，4.5.3，4.5.4，4.5.5等12個(gè)條款要素的14處（若加上標(biāo)準(zhǔn)A4.3所示-如果組織決定就環(huán)境因素進(jìn)行外部信息交流，它可以制定一個(gè)這方面的程序-則共有15處）建立程序的要求，但其中只有4.4.6a)明確要求應(yīng)建立、實(shí)施并保持一個(gè)或多個(gè)成文件的程序。

　　而ISO 14001∶2004標(biāo)準(zhǔn)A4.4的指南：對(duì)于程序是否形成文件，應(yīng)當(dāng)從下列方面考慮：

　　1）不形成文件可能產(chǎn)生的后果，包括環(huán)境方面的后果。

　　2）用來證實(shí)遵循法律、法規(guī)和其他要求的需要。

　　3）保證活動(dòng)一致性的需要。

　　4）形成文件的益處，例如

　　-易于交流和培訓(xùn)，從而加以實(shí)施；

　　-易于維護(hù)和修訂；

　　-避免含混和偏離；

　　-提供證實(shí)功能和直觀性。

　　5）出于本標(biāo)準(zhǔn)的要求。

　　如此說來，除非組織的人員的能力已可充分滿足上述要求需要的那一部分，程序均應(yīng)予以文件化-形成程序文件。　　當(dāng)然，文件與文件不同，尤其對(duì)活動(dòng)、產(chǎn)品和服務(wù)以及過程及其相互作用相對(duì)簡(jiǎn)單的中小型企業(yè)，不要忘了ISO 14001∶2004標(biāo)準(zhǔn)引言的提示，而過于苛求。

　　一定要建立手冊(cè)嗎　　ISO 14001∶2004標(biāo)準(zhǔn)沒有要求建立手冊(cè)，標(biāo)準(zhǔn)附錄A4.4條款專門為此做了說明：“可將環(huán)境文件納入組織所實(shí)施的其他體系的文件，而不強(qiáng)求采取手冊(cè)的形式。”

　　不強(qiáng)求不等于不需要。況且，“可將環(huán)境文件納入組織所實(shí)施的其他體系的文件”，可以理解為，在多個(gè)標(biāo)準(zhǔn)整合的體系中，可以充分利用其他體系的文件形式和結(jié)構(gòu)，比如質(zhì)量管理體系。

　　手冊(cè)有其不可替代的作用，手冊(cè)應(yīng)當(dāng)起到如下作用：

　　-概覽全貌，一目了然。可用于概括描述：組織概況，包括相關(guān)特性/特質(zhì)；環(huán)境方針； 環(huán)境管理體系的覆蓋范圍；環(huán)境管理體系各要素要求及相互關(guān)系與作用；環(huán)境管理體系策劃結(jié)果。

　　-信息索引、途徑直觀；有如模型、沙盤、導(dǎo)游圖中的圖例圖示圖標(biāo)路標(biāo)；可利用正文引用、附錄、附圖、附表、附件等方式給出相關(guān)文件的出處，或查詢途徑。一冊(cè)在手，線索全有。

    -拾“遺”補(bǔ)“闕”，物盡其用；有如模型、沙盤、導(dǎo)游圖中細(xì)化了的局部；可在部分章節(jié)描述具體要求，省去建程序、寫指導(dǎo)書。