5.2.4           D類文件由相關部門編寫，相關部門負責人審批；


5.2.5           文件編寫人對A、B、C類文件設置“打開文件密碼”；


5.2.6           文控文員對A、B、C類文件設置“修改文件密碼”；


5.2.7           文件編寫完成后，由文件編寫部門將相關文件以及“打開文件密碼”交于文件文員統一管理。



 


注：C類文件中的BOM清單通過ERP系統管理，不在本文件中規定。


5.3         文件和資料的發放


5.3.1           由文控文員將A、B類文件“打開文件密碼”和保存路徑填寫于《文件發放/作廢記錄清單》中發放給各部門負責人；


5.3.2           C類文件由文件編寫部門填寫《文件發放/作廢記錄清單》中的發放部門，文控文員按規定的發放范圍發放文件密碼和保存路徑；


5.3.3           其他文件(如外來文件等)由相關部門遞交文控文員統一保存，發放時做好簽收記錄；


5.3.4           各中心/部門在接收發放的文件時，在《文件發放/作廢記錄清單》上簽收。


5.4         文件和資料的更改


5.4.1           文件更改時，由更改申請者填寫《文件更改申請單》，經審核批準后，向文控文員索取“修改文件密碼”，然后進行更改（若其他部門人員進行審批時，需取得原審批部門相關背景資料）；


5.4.2           文件更改直接在原文件上更改；


5.4.3           更改完成后，交文控文員備份、發放(參參照本程序5.2執行)；


5.4.4           文控文員按《文件發放/作廢記錄清單》規定的部門發放，相關部門需簽字確認，以證實已收到更改后的文件；


5.4.5           一般C、D類文件的更改采用整份換版的方式， A、B類文件需采用換頁、


局部修改等方式，更改需在《文件更改申請單》中特別注明更改的內容，以便審批。


5.5         文件和資料的領用


5.5.1           提供給顧客、供應商、認證機構等的文件和資料，由相關部門直接打印，不做記錄；


5.5.2           當外部審核之前，如公司體系文件有較大變化時，需重新提供新文件，沒有較大變化時，則不需要重新提供。


5.6         文件和資料的保存及銷毀


5.6.1           所有文件和資料由文控文員統一以電子文檔形式保存；


5.6.2           《文件發放/作廢記錄清單》由文控文員統一以書面文檔形式保存；


5.6.3           電子文檔需保存于兩塊或以上不同的硬盤中，其中有一塊無法讀取時，需及時另做備份。


5.6.4           文控文員保存文件時，文件應有序的加以保存以便存取和查閱；


5.6.5           作廢文件和資料，由文控文員填寫，同《文件銷毀記錄表》，經總經理批準后由文控文員銷毀。


5.7         外來文件的控制