組織應建立并保持程序，控制本標準所要求的所有文件和資料，以確保：
(a)文件和資料易于查找；
(b)對文件和資料進行定期評審，必要時予以修訂并由被授權人員確認其適宜性；
(c)凡對職業健康安全管理體系的有效運行具有關鍵作用的崗位，都可得到有關文件和資料的現行版本；
(d)及時將失效文件和資料從所有發放和使用場所撤回，或采取其他措施防止誤用；
(e)對出于法規和（或）保留信息的需要而留存的檔案性文件和資料予以適當標識。
4.4.6運行控制
組織應識別與所認定的、需要采取控制措施的風險有關的運行和活動。組織應針對這些活動（包括維護工作）進行策劃，通過以下方式確保它們在規定的條件下執行：
(a)對于因缺乏形成文件的程序而可能導致偏離職業健康安全方針、目標的運行情況，建立并保持形成文件的程序；
(b)在程序中規定運行準則；
(c)對于組織所購買和（或）使用的貨物、設備和服務中已識別的職業健康安全風險，建立并保持程序，并將有關的程序要求通報供方和合同方；
(d)建立并保持程序，用于工作場所、過程、裝置、機械、運行程序和工作組織的設計，包括考慮與人的能力相適應，以便從根本上消除或降低職業健康安全風險。
4.4.7應急準備和響應
組織應建立并保持計劃和程序，以識別潛在的事件或緊急情況，并作出響應，以便預防和減少可能隨之引發的疾病和傷害。
組織應評審其應急準備和響應的計劃和程序，尤其是在事件或緊急情況發生后。
如果可行，組織還應定期測試這些程序。
4.5檢查和糾正措施
檢查和糾正措施如圖5所示。



實施和運行


審核 績效測量的反饋



管理評審
圖5 檢查和糾正措施
4.5.1績效測量和監視
組織應建立并保持程序，對職業健康安全績效進行常規監視和測量。程序應規定：--適合組織需要的定性和定量測量；
--對組織的職業健康安全目標的滿足程度的監視；
--主動性的績效測量，即監視是否符合職業健康安全管理方案、運行準則和適用的法規要求；
--被動性的績效測量，即監視事故、疾病、事件(包括4.6注中的"near-miss)和其它不良職業健康安全績效的歷史證據；
--足夠的數據記錄和監測與測量結果，以便對以后的糾正措施和預防措施進行分析。
如果績效測量和監視需要設備，組織應建立并保持程序，對此類設備進行校準和維護，并保存校準和維護活動及其結果的記錄。
4.5.2事故、事件、不符合、糾正和預防措施
組織應建立并保持程序，確定有關的職責和權限，以便：