五、文件編寫和文件資料控制

     職業安全健康管理體系是一個文件化的管理體系，在職業安全健康管理的各個方面，包括職業安全健康方針、策劃、實施與運行、檢查與糾正措施、管理評審等諸方面，金屬非金屬礦山企業應出做相應的規定，并且這些規定要形成文件。一個金屬非金屬礦山企業建立職業安全健康管理體系的過程主要表現為職業安全健康管理體系文件的編寫、執行、評價和不斷完善的過程。編寫文件是一個金屬非金屬礦山企業建立并保持職業安全健康管理體系的重要基礎工作。因此，職業安全健康管理體系文件編寫就成為一個金屬非金屬礦山企業建立職業安全健康管理體系不可或缺的內容。如果一個金屬非金屬礦山企業的職業安全健康管理體系文件不正確、不準確、不完善，則有可能造成金屬非金屬礦山企業的職業安全健康管理體系失效，或使金屬非金屬礦山企業的職業安全健康管理體系工作成本增加，影響金屬非金屬礦山企業職業安全健康管理體系的實施和效果。

    文件可以采用任何格式或類型的媒體，既可以采用書面的形式，也可以采用電子的形式。

    （一）文件編寫

    1．文件編寫的基本要求

    金屬非金屬礦山企業應根據本企業的實際情況以適當的方式（如書面或電子形式）建立并保持職業安全健康管理體系文件。文字應通俗易懂，便于使用者理解。文件的內容應包括：

    （1） 用人單位的職業安全健康方針和目標；

    （2） 為實施職業安全健康管理體系，所確定的關鍵崗位與職責；

    （3） 用人單位的重大職業安全健康危害/風險以及它們的預防和控制措施；

    （4） 職業安全健康管理體系框架內的管理方案、程序、作業指導書和其他內部文件。

    在編寫職業安全健康管理體系文件時，應充分考慮員工的職業安全健康知識與技能，某一過程或活動是否會因為沒有文件而導致事故、事件、不符合或疾病的發生等因素，力求在滿足充分性、有效性和實用性的前提下，保持文件最小化。所編寫的文件應提供查詢相關文件（主要包括相關的程序文件、作業指導書、其它體系中的文件等）的途徑。

    職業安全健康管理體系強調對法律法規的符合性，因而職業安全健康管理體系文件應符合法律法規的要求。

    2．職業安全健康管理體系文件的結構

    《導則》和《指導意見》對職業安全健康管理體系文件的結構、文件的多少與文件的詳略程度未做出明確規定，不同金屬非金屬礦山企業的職業安全健康管理體系文件的多少取決于金屬非金屬礦山企業的規模和活動的特點、過程及其相互作用的復雜程度、人員能力。為提高職業安全健康管理體系文件的使用效率和便于管理，可根據使用對象和具體內容的不同將文件分為不同的層次。一般情況下職業安全健康管理體系文件分為三個層次：管理手冊、程序文件、作業文件：