1．目的

      為建立健全OHSMS的相關(guān)記錄，以證實(shí)OHSMS活動符合法律、法規(guī)及相關(guān)要求，并為OHSMS有效運(yùn)行提供證據(jù)，特制定本程序。 

2．范圍

      本程序適用于對公司OHSMS運(yùn)行所有相關(guān)記錄的管理。 

3．職責(zé)

      3．1安全處負(fù)責(zé)OHS記錄的統(tǒng)一管理。

      3．2OHS記錄的產(chǎn)生部門(單位)負(fù)責(zé)記錄的歸檔、標(biāo)識、保存及過期記錄的處置。 

4．工作程序 

     4．1OHS記錄的范圍  

    OHS記錄是記載所實(shí)施OHS活動或取得成果的客觀依據(jù)，記錄既包括了本單位自己產(chǎn)生的內(nèi)部記錄，也包括OHSMS運(yùn)行中接收的外部記錄。

      4．2OHS記錄的媒介形式及填寫要求 

     4．2．1OHS記錄為一般文字記錄形式，也可以為拷貝或電子媒體。

      4．2．2OHS記錄在填寫過程中要字跡清楚、標(biāo)識明確、完整真實(shí)。如果出現(xiàn)錯誤需要修改，應(yīng)圈掉錯誤的，寫上正確的并簽名。不能空項(xiàng)，無內(nèi)容時劃“杠線”。

      4．3OHS記錄的設(shè)計(jì)

      4．3．1安全處負(fù)責(zé)OHSMS表、證、帳、卡的設(shè)計(jì)管理，表、證、帳、卡所記錄的內(nèi)容應(yīng)確保對OHS相關(guān)的活動、產(chǎn)品或服務(wù)的可追溯性。

      4．3．2OHS記錄和形成OHSMS相關(guān)記錄的表、證、帳、卡等，其編碼規(guī)則應(yīng)按《企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則》有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。

      4．3．3職能處室負(fù)責(zé)本專業(yè)相關(guān)的OHS記錄的設(shè)計(jì)。

      4．4OHS記錄的收集、裝訂和歸檔 

     4．4．1收集      

各單位應(yīng)有專門負(fù)責(zé)OHS記錄的管理人員，負(fù)責(zé)對本單位的OHS記錄進(jìn)行管理。每一活動結(jié)束后，該項(xiàng)活動的負(fù)責(zé)人均應(yīng)按時將該項(xiàng)記錄本單位的OHS記錄管理人員，以便進(jìn)行統(tǒng)一管理。

      4．4．2裝訂、歸檔和標(biāo)識 

     各單位OHS記錄的管理人員負(fù)責(zé)依據(jù)OHS記錄編碼標(biāo)識規(guī)則進(jìn)行分類裝訂成冊，編制歸檔清單，在封面上明確歸檔標(biāo)識，記錄名稱、卷冊號、頁數(shù)、保存期(年、月—年、月)、裝訂人。

      4．5OHS記錄的保存

      4．5．1各有關(guān)單位應(yīng)根據(jù)OHSMS的要求，編制本單位的OHS記錄清單。

      4．5．2各類記錄均應(yīng)保存在適當(dāng)?shù)膱鏊�中，并做到防潮、防變質(zhì)、防損壞丟失，且便于存取。  

    4．5．3所有OHS記錄按規(guī)定類別和保存時間妥善保管，易檢索、易查尋。 

     4．5．4屬計(jì)算機(jī)單獨(dú)貯存的OHS記錄，要復(fù)制備份文件，以防原始記錄丟失。

      4．5．5OHS記錄不允許借閱，只允許在其保存處查閱。 

     4．5．6對超過保存期的OHS記錄，由各單位OH5記錄管理人員進(jìn)行銷毀。

 5．相關(guān)文件  

    企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化工作導(dǎo)則 

6．相關(guān)記錄   

   OHS 記 錄 清 單