1．目的

      為建立健全OHSMS的相關記錄，以證實OHSMS活動符合法律、法規及相關要求，并為OHSMS有效運行提供證據，特制定本程序。 

2．范圍

      本程序適用于對公司OHSMS運行所有相關記錄的管理。 

3．職責

      3．1安全處負責OHS記錄的統一管理。

      3．2OHS記錄的產生部門(單位)負責記錄的歸檔、標識、保存及過期記錄的處置。 

4．工作程序 

     4．1OHS記錄的范圍  

    OHS記錄是記載所實施OHS活動或取得成果的客觀依據，記錄既包括了本單位自己產生的內部記錄，也包括OHSMS運行中接收的外部記錄。

      4．2OHS記錄的媒介形式及填寫要求 

     4．2．1OHS記錄為一般文字記錄形式，也可以為拷貝或電子媒體。

      4．2．2OHS記錄在填寫過程中要字跡清楚、標識明確、完整真實。如果出現錯誤需要修改，應圈掉錯誤的，寫上正確的并簽名。不能空項，無內容時劃“杠線”。

      4．3OHS記錄的設計

      4．3．1安全處負責OHSMS表、證、帳、卡的設計管理，表、證、帳、卡所記錄的內容應確保對OHS相關的活動、產品或服務的可追溯性。

      4．3．2OHS記錄和形成OHSMS相關記錄的表、證、帳、卡等，其編碼規則應按《企業標準化工作導則》有關規定執行。

      4．3．3職能處室負責本專業相關的OHS記錄的設計。

      4．4OHS記錄的收集、裝訂和歸檔 

     4．4．1收集      

各單位應有專門負責OHS記錄的管理人員，負責對本單位的OHS記錄進行管理。每一活動結束后，該項活動的負責人均應按時將該項記錄本單位的OHS記錄管理人員，以便進行統一管理。

      4．4．2裝訂、歸檔和標識 

     各單位OHS記錄的管理人員負責依據OHS記錄編碼標識規則進行分類裝訂成冊，編制歸檔清單，在封面上明確歸檔標識，記錄名稱、卷冊號、頁數、保存期(年、月—年、月)、裝訂人。

      4．5OHS記錄的保存

      4．5．1各有關單位應根據OHSMS的要求，編制本單位的OHS記錄清單。

      4．5．2各類記錄均應保存在適當的場所中，并做到防潮、防變質、防損壞丟失，且便于存取。  

    4．5．3所有OHS記錄按規定類別和保存時間妥善保管，易檢索、易查尋。 

     4．5．4屬計算機單獨貯存的OHS記錄，要復制備份文件，以防原始記錄丟失。

      4．5．5OHS記錄不允許借閱，只允許在其保存處查閱。 

     4．5．6對超過保存期的OHS記錄，由各單位OH5記錄管理人員進行銷毀。

 5．相關文件  

    企業標準化工作導則 

6．相關記錄   

   OHS 記 錄 清 單