4.2記錄的填寫要求


4.2.1記錄可以采用書面和電子媒體，如硬盤、磁帶、磁盤、光盤等其他媒介；


4.2.2記錄填寫必須使用鋼筆或圓珠筆，填寫應當及時，內容真實完整，字跡清晰，當筆誤時，應由記錄人或授權人按《文件和資料管理程序》執行；


4.2.3記錄必須用規定的文字符號和標準單位；


4.2.4具有永久性保存價值的OHS記錄必須用碳素筆填寫；


4.2.5記錄中要求的簽字或蓋章必須是全名，并注明日期，一般不許代簽；


4.2.6記錄要可追溯相關的活動。


4.3記錄的收集


4.3.1記錄由各單位按日、月、季、年或某項活動結束后進行收集并交記錄管理人員；


4.3.2記錄應及時按記錄形成的時間、規律和有機聯系進行分類、整理；


4.4記錄的編目


4.4.1記錄按《文件和資料管理程序》中關于記錄的編碼方式統一進行編目；

4.4.2編目的內容：記錄名稱（題目）、記錄單位（責任者）、編號、保管期限、編制日期、保密級別、并編制案卷號、填寫封面；


4.4.3歸檔記錄的裝訂、編目，由形成單位或部門負責；


4.4.4其它記錄，各單位按時裝訂成冊，進行編目，自行保存，以備查閱。


4.5記錄的管理


4.5.1各部門應明確記錄的保管人員和適宜的保存地點，對其保存的環境要經常檢查，確保記錄保存良好，避免損壞、變質或遺失；


4.5.2建立《記錄清單》和索引，并上報安全環保部，以便于查閱；


4.5.3安全環保部將各單位、部門所有與OHS管理體系有關的記錄匯總，并編制OHS體系《記錄清單》和索引；


4.5.4計算機內的記錄，要有備份，為防止原始記錄丟失必須設置計算機病毒防火墻。各種電子媒體記錄不得隨意復制、拷貝。如需復制、拷貝須經該單位領導同意。


4.5.5具有法律效力的記錄需長期保存。


4.6記錄的查閱、借閱


經記錄保存部門負責人同意，可在記錄保存部門查閱所需記錄，如需借閱時，應填寫《記錄借閱登記表》經雙方負責人同意、登記并限期歸還。


4.7記錄的處置


凡超過保存期的記錄，由責任部門記錄管理人員填寫《記錄處置審批表》，經部門負責人批準后，按《文件和資料管理程序》統一處置，并填寫《記錄銷毀登記表》。


4.8生產安保科將定期、不定期對OHS相關記錄的管理進行監督檢查。發現不符合項按《不符合糾正與預防措施管理程序》執行。


5. 相關文件


5.1《協商與信息交流管理程序》             


5.2《文件和資料管理程序》                 


5.3《不符合糾正與預防措施管理程序》      


6. 記錄


6.1《記錄清單》