1. 目的

對職業(yè)健康安全管理體系(OHSMS)運行情況予以記錄并進行有效管理，為體系有效運行提供可追溯性證據(jù)，特制定本程序。


2. 適用范圍


本程序適用于銅板帶廠職業(yè)健康安全管理體系運行活動中所有記錄的控制和管理。


3. 職責


3.1生產(chǎn)安保科為OHS記錄的歸口管理部門，負責組織、指導(dǎo)各單位記錄的控制和管理工作。


3.2各車間、科室負責本單位范圍內(nèi)OHS記錄的收集、編目、保管、檢查、評審、銷毀和管理。


4. 工作程序


4.1記錄的設(shè)置


各單位結(jié)合實際工作，編制相關(guān)OHS的記錄樣本，并上報生產(chǎn)安保科備案。


4.1.1記錄名稱：簡短反映記錄對象；


4.1.2記錄編碼：執(zhí)行《文件與資料管理程序》的記錄編碼；


4.1.3記錄順序號：記錄的頁碼；


4.1.4記錄內(nèi)容：按記錄對象要求，確定記錄內(nèi)容；


4.1.5記錄人員；


4.1.6記錄時間：按活動時間填寫，應(yīng)注明年、月、日；


4.1.7記錄單位名稱；


4.1.8保存期限和保存部門；


4.1.9保密級別。


4.2記錄的填寫要求


4.2.1記錄可以采用書面和電子媒體，如硬盤、磁帶、磁盤、光盤等其他媒介；


4.2.2記錄填寫必須使用鋼筆或圓珠筆，填寫應(yīng)當及時，內(nèi)容真實完整，字跡清晰，當筆誤時，應(yīng)由記錄人或授權(quán)人按《文件和資料管理程序》執(zhí)行；


4.2.3記錄必須用規(guī)定的文字符號和標準單位；


4.2.4具有永久性保存價值的OHS記錄必須用碳素筆填寫；


4.2.5記錄中要求的簽字或蓋章必須是全名，并注明日期，一般不許代簽；


4.2.6記錄要可追溯相關(guān)的活動。


4.3記錄的收集


4.3.1記錄由各單位按日、月、季、年或某項活動結(jié)束后進行收集并交記錄管理人員；


4.3.2記錄應(yīng)及時按記錄形成的時間、規(guī)律和有機聯(lián)系進行分類、整理；


4.4記錄的編目


4.4.1記錄按《文件和資料管理程序》中關(guān)于記錄的編碼方式統(tǒng)一進行編目；

4.4.2編目的內(nèi)容：記錄名稱（題目）、記錄單位（責任者）、編號、保管期限、編制日期、保密級別、并編制案卷號、填寫封面；


4.4.3歸檔記錄的裝訂、編目，由形成單位或部門負責；


4.4.4其它記錄，各單位按時裝訂成冊，進行編目，自行保存，以備查閱。


4.5記錄的管理


4.5.1各部門應(yīng)明確記錄的保管人員和適宜的保存地點，對其保存的環(huán)境要經(jīng)常檢查，確保記錄保存良好，避免損壞、變質(zhì)或遺失；


4.5.2建立《記錄清單》和索引，并上報安全環(huán)保部，以便于查閱；


4.5.3安全環(huán)保部將各單位、部門所有與OHS管理體系有關(guān)的記錄匯總，并編制OHS體系《記錄清單》和索引；