—任何導致不合格產品可能裝運出廠的不符合項。
　　—可能導致產品或服務不能按預期的要求使用或大大減少其可使用性的情形。
　　—經驗判斷表明該不符合項很可能導致質量體系的失效或大大降低其對受控過程和產品的質量保證能力。
　　—一般不符合項定義為：經驗判斷表明該不符合項不大可能導致質量體系的失效或大大降低其對受控過程和產品的質量保證能力。它可能是供方按QS9000建立的形成文件的質量體系的某一部分發生的失效或者是在整個公司內審核某個項目時發現的孤立的失誤。
　·通過一種“通過/不通過”或計分的系統來判定受審核方的符合性。所有23個要素的每一個要素可以被分成或者是“符合/一般/嚴　重”狀態或者是0到3分的計分。
　·在審核中如未發現任何不符合項時，將給出“通過”結論。
　·當存在一個嚴重或有一般不符合項時，將給出“待定（OPEN未關閉）”結論。當在90天內收到符合證據并認可后，結論可轉為“通過”。
　·當存在多于一個嚴重不符合項時，將給出“不通過”結論或在90天內未對不合格項進行整改。

　　目前有人認為不符合項的定義使審核實施時結果很難保持一致。它沒有定義不符合是指針對QS9000的哪一部分不符合就是一個不符合，比如它是針對一個要素還是某個條款，是針對一個有“應”的敘述，或是針對其一部分。另外，幾乎所有的偏差都可能導致不合格產品的裝運出廠。

　　如果采用計分體系，那么按QSA要求，每個適用的要素必須得到最少2分。這意味著如果您的體系在實施時有一個一般的不符合項，那么該要素的得分將少于2分，導致最后的結論為不合格。這使計分法比“嚴重/一般”法嚴格得多，所以認證機構一般都不愿意采用這種辦法。

　　在術語上的區別

　　QS9000中只包括了ISO9001標準第4部分的要求而對于其第3部分的定義就省去了。在進行ISO9001標準的第3部分引用而成為一個要求。但在進行QS9000評審時，ISO8402就不作為一個要求了。目前不清楚QS9000的作者是否試圖將ISO8402用于QS9000標準中所包括的ISO9001的部分，而QS9000的詞匯僅適用于增加的部分，因為QS9000的詞匯本身并沒有什么導言（而ISO8402有）。

　　二者在術語上的區別有些也是很有意思的。如：QS9000中程序是指當工作設計到組織內多種職能和部門時所采用的形成文件的過程。程序一般為第二層次質量體系文件。增加了新名詞“作業指導書”－在公司內描述某一功能所進行的工作（如生產準備工作、檢驗、返工和操縱者），一般作為第三層次質量體系文件。而在ISO8402中“程序”的定義并沒有明確其是什么層次的或做什么用的。