供應部根據生產部的《生產計劃》及庫存情況編制《采購計劃》，經總經理批準后實施采購。對于臨時采購的物資，相關部門填寫《臨時采購要求單》，報總經理批準，交供應部實施。


4.3.2、采購的實施：


a)、供應部根據批準的《采購計劃》、《臨時采購要求單》，按照采購物資技術標準在《合格供方名錄》中選擇供方并進行采購；


b）、第一次向合格供方采購重要和一般物資時，應簽定《采購合同》，明確品名規格、數量、質量要求、技術標準、驗收條件、違約及供貨期限等；


c）、供應部根據需要將相應的技術要求作為合同附件提供給供方；


d）、采購前采購員應核實提供技術的要求是否有效，將《采購單》交供應部經理確認后實施采購。


4.4、采購信息：


4.4.1、采購文件：


4.4.1.1、應包括擬采購產品的信息：


a）、對產品的質量要求（可直接引用各類標準或提供規范、圖樣等技術文件）；


b）、對產品的驗收要求；


c）、其他要求，如價格、數量、交付等。


4.4.1.2、適當時還包括：


a）、對供方的產品、程序、過程、設備、人員提出有關標準或資格鑒定的要求，如對供方產品的安全認證要求，對加工過程、設備及人員要求、委托檢測的服務要求等；


b）、適用的質量管理體系要求。


4.4.2、本公司的采購文件包括《采購計劃》、《臨時采購要求單》、《采購單》、《采購合同》及附件等由供應部保管，采購文件發放前，應由相應的發放部門負責人對其要求是否適當進行審批。


4.5、采購的產品可以有如下幾種驗證方式：


a）、由品控部進行進貨驗證；


b）、由顧客在本公司現場實施驗證；


c）、由本公司在供方現場實施驗證；


d）、由顧客在供方現場實施驗證。


對后兩種情況，供應部應在采購文件中規定驗證的安排和產品放行的方法。


4.5.2、驗證活動可包括檢驗、測量、觀察、工藝驗證、提供合格證明文件等文件等方式根據采購物資分類，在相應的檢驗規程中規定不同的驗證方式。


4.5.3、供方的驗證能免除供方提供合格產品的責任，但不能排除其產品拒收的可能。     


4.5.4、采購爭端和處理：


4.5.4.1、建立與供方的聯系渠道，由總經理辦公室指定專人并提供聯系手段，保證在未發生問題前就能與供方及時溝通。


4.5.4.2、處理采購爭端的原則，一般應能過雙方協商解決，如造成的后果嚴重，雙方不能協商解決時，則依據《合同法》予以起訴。


4.5.4.3、對于檢驗中不易暴露而在生產或銷售過程中可能暴露又確屬供方的質量問題，要根據造成經濟損失的程度依據國家相關法規向分承包方提出索賠。