4.3.4、公司管理性文件由辦公室負責編制，由管理者代表批準發布。


4.4、文件的分發和管理：


4.4.1、文件分發由其審批部門確定分發范圍，辦公室負責登記、發放，領用人在收／發文登記表上簽字。


4.4.2、分發時，文件應填寫分發順序號作為受控號，并在封面上加蓋“受控”印章。


4.4.3、文件持有人調離原崗位時，原發放部門應及時收回并予登記，公司內部機構調整或變更時，辦公室負責協調處理受控文件的交接工作。


4.4.4、文件嚴重破損時，文件持有人到辦公室辦理更換手續，交回破損文件補發新文件，仍延用原分發號，破損文件由辦公室負責銷毀。


4.4.5、文件丟失后，原持有人應提出書面申請，管理者代表批準后，重新辦理領用手續，并仍沿用原分發號。


4.4.6、“受控”文件不得隨意更改其內容和復制。確需復制的需經文件歸口管理部門負責人批準，辦公室加蓋“受控”印章，否則復印件無效。復印件的編號方法：在原件發放號后加注－1或－2作為受控號，以便發放登記。


4.4.7、作廢或超過保管期的文件，辦公室負責收回、登記和銷毀。因知識積累確需保存的作廢文件，由留用部門提出申請，管理者代表批準，辦公室加蓋“作廢保留”印章，申請部門保管。


4.4.8、文件外借應由文件歸口管理部門負責人批準，借閱人填寫“借閱登記表”并簽字。歸口管理部門負責按期索回。原稿文件一般不得外借。


4.4.9、 各部門負責本部門文件管理，保持文件清晰完整和整潔。


4.4.10、文件審批原稿由辦公室負責歸檔保存，保存期一般為三年。


4.4.11、“受控”、“作廢保留”等印章由辦公室統一管理和使用。


4.4.12、辦公室每年發布一次現行有效文件總清單，供使用單位核查，以保證在規定場合均能識別文件的現行修訂狀態和有效版本。


4.5、文件的更改：


4.5.1、文件需修訂或更改時，由原審批部門審核、批準。原審批部門已被撤銷時，現審批部門須獲得原審批所需的背景資料。


4.5.2、文件的更改部門填寫文件更改通知單，說明更改的原因和內容，注明更改標記和更改生效日期，經批準后，由辦公室按發放記錄進行追蹤更改，更改人簽字并在更改處作上更改標記。


4.5.3、文件更改辦法：


a) 劃改：部分更改采用“劃改”方法，在原文件相應條款處進行修改。即在需更改的文字上劃兩道橫線，并在原文附近適當位置寫出更改后的內容。


b) 換頁：為保持文件的嚴肅性和便于閱讀，單頁文件累計更改面積不得大于頁面有效面積的1/4或單頁文件劃改不超過四處，否則必須作換頁處理。