1、如何確保在付運前2天將文件傳送給貨運公司：

1)        船務部按照客戶之交貨期跟進生產工場的進度，在規定交貨期前3天，如果尚未收到香港寫字樓有關付運的資料，則會與香港業務運作部聯絡溝通，由香港業務運作部與客戶聯絡了解有關之貨運公司、走貨船期、船公司、貨柜等。2)        在與客戶商定好有關產品之付運數量、付運期限確認后，香港業務運作部會發出付運產品之資料Booking傳送給貨運公司（FAX或專遞等方式）。3)        在走貨前2天，船務部一般會收到船公司的一份Booking資料，香港業務運作部會Fax或跟文件袋形式交給船務部，船務部會依此做好出貨前的資料Shipment Note給貨倉成品組負責人備貨，在出貨當天船務部會根據實際裝運成品開出貨物出口單給貨倉轉交貨車司機互相簽署，然后簽署"放行條"放車出廠。

2、如何確保收到足夠的信息資料（查PO以及與客戶聯絡）：

為了能夠準時、準確地交貨給客戶，做好出貨前的準備工作非常重要，為此，統籌出貨的部門－－船務部需要按照客戶的走貨期，提前做好出貨文件資料的準備和跟進生產工場的進度。為了能夠收到足夠的出貨信息資料，船務部需要根據客戶之PO或與客戶溝通聯絡，提前準備好有關貨物通關單及出口清單、出口備案合同等，收到Booking資料在走貨前2天，資料仍不齊全，則立即需要聯絡客戶、有關部門跟進完成。按期、按時正確準備好出貨資料是船務部MBO中的重要一項。

3、如何驗證按期付運貨物的程序

由船務部根據客戶之PO、SI等資料跟進生產工廠之生產落貨進度是否符合客戶走貨期，然后與業務運作部聯絡預定車輛/貨柜。貨物有否按期付運主要依據Shipment Note上之走貨時間與客戶之走貨期相比較而得出。Shipment Note上會填寫有付運資料（車輛號碼、走貨時間、貨物名稱、數量、箱數、客方ITEM NO、PO NO、司機裝貨后簽名確認等）。