1、如何確保在付運(yùn)前2天將文件傳送給貨運(yùn)公司：

1)        船務(wù)部按照客戶之交貨期跟進(jìn)生產(chǎn)工場的進(jìn)度，在規(guī)定交貨期前3天，如果尚未收到香港寫字樓有關(guān)付運(yùn)的資料，則會與香港業(yè)務(wù)運(yùn)作部聯(lián)絡(luò)溝通，由香港業(yè)務(wù)運(yùn)作部與客戶聯(lián)絡(luò)了解有關(guān)之貨運(yùn)公司、走貨船期、船公司、貨柜等。2)        在與客戶商定好有關(guān)產(chǎn)品之付運(yùn)數(shù)量、付運(yùn)期限確認(rèn)后，香港業(yè)務(wù)運(yùn)作部會發(fā)出付運(yùn)產(chǎn)品之資料Booking傳送給貨運(yùn)公司（FAX或?qū)＿f等方式）。3)        在走貨前2天，船務(wù)部一般會收到船公司的一份Booking資料，香港業(yè)務(wù)運(yùn)作部會Fax或跟文件袋形式交給船務(wù)部，船務(wù)部會依此做好出貨前的資料Shipment Note給貨倉成品組負(fù)責(zé)人備貨，在出貨當(dāng)天船務(wù)部會根據(jù)實(shí)際裝運(yùn)成品開出貨物出口單給貨倉轉(zhuǎn)交貨車司機(jī)互相簽署，然后簽署"放行條"放車出廠。

2、如何確保收到足夠的信息資料（查PO以及與客戶聯(lián)絡(luò)）：

為了能夠準(zhǔn)時、準(zhǔn)確地交貨給客戶，做好出貨前的準(zhǔn)備工作非常重要，為此，統(tǒng)籌出貨的部門－－船務(wù)部需要按照客戶的走貨期，提前做好出貨文件資料的準(zhǔn)備和跟進(jìn)生產(chǎn)工場的進(jìn)度。為了能夠收到足夠的出貨信息資料，船務(wù)部需要根據(jù)客戶之PO或與客戶溝通聯(lián)絡(luò)，提前準(zhǔn)備好有關(guān)貨物通關(guān)單及出口清單、出口備案合同等，收到Booking資料在走貨前2天，資料仍不齊全，則立即需要聯(lián)絡(luò)客戶、有關(guān)部門跟進(jìn)完成。按期、按時正確準(zhǔn)備好出貨資料是船務(wù)部MBO中的重要一項(xiàng)。

3、如何驗(yàn)證按期付運(yùn)貨物的程序

由船務(wù)部根據(jù)客戶之PO、SI等資料跟進(jìn)生產(chǎn)工廠之生產(chǎn)落貨進(jìn)度是否符合客戶走貨期，然后與業(yè)務(wù)運(yùn)作部聯(lián)絡(luò)預(yù)定車輛/貨柜。貨物有否按期付運(yùn)主要依據(jù)Shipment Note上之走貨時間與客戶之走貨期相比較而得出。Shipment Note上會填寫有付運(yùn)資料（車輛號碼、走貨時間、貨物名稱、數(shù)量、箱數(shù)、客方ITEM NO、PO NO、司機(jī)裝貨后簽名確認(rèn)等）。