4.4.2  其他文件的更改，由各相應主管部門填寫《文件和資料修改通知單》，由原審批部門負責審批，根據通知進行修改。


4.4.3  更改文字量不大，涉及面不廣，可在原文件上進行劃改，并注明：更改依據、序次、日期及簽名。


4.4.4     更改文字量大，涉及面廣，應按本程序4.1、4.2、4.3進行換頁或換版，同時收回已作廢的文件。


4.4.5  設計資料的更改，特別是產品設計定型后執行更加嚴格的“許可書”制度，需填寫《設計資料更改許可書》，經過評審、驗證和確認，并經總經理批準后才能更改。


4.5  文件和資料的作廢與銷毀


4.5.1  文件經多次更改或文件需進行較大幅度修改時可進行換版，應填寫《文件和資料修改通知單》，經有關領導批準后，換發新版本，原版本作廢。


4.5.2  作廢的文件由文件管理人員按“文件發放登記表”收回。填寫《作廢文件銷毀申請單》經管理者代表批準后，由質控室監督，統一銷毀。如需作參考資料保留的作廢文件，須經文件管理部門負責人批準，由文件管


理人員加蓋“作廢”印章和“留用”字樣。


4.6  文件和資料檔案管理


4.6.1  各有關部門應建立文件和資料檔案，按《資料編號、存檔制度》由辦公室對質量文件和管理文件登記存檔。技術部負責各類技術文件、設計資料的存檔管理。


4.6.2          其他各部門應由專人負責質量管理體系相關文件，特別是“受控文件”的登記和保管。


4.6.3存入軟盤的文件也應歸檔登記和標識，為防止文件丟失，所有存入軟盤的文件均應有備份。


4.6.3          不得在“受控”文件上亂涂、亂畫。受控文件不得私自外借。


4.7                  外部文件的控制


4.7.1  直接引用的各類外來文件，由該文件的歸口管理部門登記、發放和管理，并定期核查外來文件是否為有效版本，及時更換過期文件。


4.7.2  文件管理部門對發放到公司外部的“受控”文件（如外購、外協的圖紙資料和技術規范等）應注意及時更改和更換新版本。


5.          相關文件和質量記錄


《設計資料管理制度》


《資料編號、存檔制度》


《記錄控制程序》


《體系文件發放登記表》


《文件和資料發放、回收記錄》


《文件和資料修改通知單》


《設計資料更改許可書》


《作廢文件銷毀申請單》