1、目的



 


確保在文件的使用場(chǎng)合能得到有關(guān)文件的適用和有效的版本，防止使用作廢和失效的文件。



 


2、范圍



 


文件的編制、評(píng)審、批準(zhǔn)、發(fā)放、使用、更改、標(biāo)識(shí)、回收和作廢等全過(guò)程活動(dòng)的管理。



 


3、職責(zé)



 


3.1公司的文件由行政部統(tǒng)一管理、統(tǒng)一發(fā)放。



 


3.2行政部負(fù)責(zé)對(duì)質(zhì)量手冊(cè)、程序文件等一、二級(jí)體系文件及有關(guān)資料的發(fā)放、回收和保管。



 


3.3行政部對(duì)外來(lái)文件的分發(fā)進(jìn)行識(shí)別、管理，確保使用適宜文件的有效版本。



 


3.4對(duì)所有文件的修訂狀態(tài)，可采用受控文件清單，修訂一覽表及標(biāo)識(shí)等形式對(duì)文件進(jìn)行狀態(tài)控制。



 


4、控制程序



 


4.1行政部組織各部門(mén)進(jìn)行相關(guān)文件的編寫(xiě)，評(píng)審。



 


4.2文件編號(hào)或代號(hào)、標(biāo)識(shí)方法規(guī)定如下：


YH/XX-XX-XX


YH——公司名稱(chēng)代號(hào)


XX-XX-XX——分別指分類(lèi)代號(hào)、編制順序號(hào)、相關(guān)記錄編制順序號(hào)


4.3 本公司質(zhì)量管理體系文件分為：


a)  管理文件：質(zhì)量手冊(cè)、程序文件、記錄表單等；


b)  技術(shù)文件：技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、圖樣、工藝文件、檢驗(yàn)規(guī)程等；


c）外來(lái)文件：國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)法規(guī)、供方提供的技術(shù)文件等。



 


4.4文件的發(fā)布應(yīng)得到評(píng)審和總經(jīng)理批準(zhǔn)，以確保其適宜性和充分性。



 


4.5文件在實(shí)施中可能會(huì)因組織結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品工藝流程、法律法規(guī)等發(fā)生變化而更改，這時(shí)有必要對(duì)文件進(jìn)行評(píng)審。



 


4.6公司也可以根據(jù)需要對(duì)文件進(jìn)行定期評(píng)審，以確定文件是否需要更新，如果文件發(fā)生修改，即必須再次進(jìn)行評(píng)審。



4.7文件的發(fā)放、回收及管理由行政部執(zhí)行。



 


4.8公司對(duì)文件確定保存期限，至少保存一份作廢的受控文件，最少保存期限，自產(chǎn)品放行之日起，不少于產(chǎn)品企業(yè)內(nèi)定壽命期和法規(guī)要求的保留期限，以便隨時(shí)提供該產(chǎn)品的生產(chǎn)規(guī)范和可追溯程度。對(duì)作廢文件加蓋“保留”和/或“作廢”紅色印章，確保防止誤用，對(duì)需銷(xiāo)毀的應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理或管理者代表批準(zhǔn)并保持記錄。



 


4．9公司對(duì)外來(lái)文件進(jìn)行識(shí)別控制分發(fā)。行政部建立外來(lái)文件目錄清單，并妥善保管，發(fā)放登記同內(nèi)部文件，還需負(fù)責(zé)跟蹤外來(lái)文件的新版本以便使用適用的版本。



 


5、相關(guān)記錄



 


5. 1文件清單QP01-01



 


5. 2文件發(fā)放、回收記錄QP01-02



 


5. 3文件作廢銷(xiāo)毀記錄QP01-03



 


5．4文件評(píng)審記錄QP01-04



 


5．5記錄登記表QP01-05



 


5．6技術(shù)文件清單QP01-06



 


5．7技術(shù)文件發(fā)放、回收登記表QP01-07



 


5．8文件更改記錄QP01-08