1、目的



 


確保在文件的使用場合能得到有關文件的適用和有效的版本，防止使用作廢和失效的文件。



 


2、范圍



 


文件的編制、評審、批準、發放、使用、更改、標識、回收和作廢等全過程活動的管理。



 


3、職責



 


3.1公司的文件由行政部統一管理、統一發放。



 


3.2行政部負責對質量手冊、程序文件等一、二級體系文件及有關資料的發放、回收和保管。



 


3.3行政部對外來文件的分發進行識別、管理，確保使用適宜文件的有效版本。



 


3.4對所有文件的修訂狀態，可采用受控文件清單，修訂一覽表及標識等形式對文件進行狀態控制。



 


4、控制程序



 


4.1行政部組織各部門進行相關文件的編寫，評審。



 


4.2文件編號或代號、標識方法規定如下：


YH/XX-XX-XX


YH——公司名稱代號


XX-XX-XX——分別指分類代號、編制順序號、相關記錄編制順序號


4.3 本公司質量管理體系文件分為：


a)  管理文件：質量手冊、程序文件、記錄表單等；


b)  技術文件：技術標準、圖樣、工藝文件、檢驗規程等；


c）外來文件：國家標準、行業標準、有關法規、供方提供的技術文件等。



 


4.4文件的發布應得到評審和總經理批準，以確保其適宜性和充分性。



 


4.5文件在實施中可能會因組織結構、產品工藝流程、法律法規等發生變化而更改，這時有必要對文件進行評審。



 


4.6公司也可以根據需要對文件進行定期評審，以確定文件是否需要更新，如果文件發生修改，即必須再次進行評審。



4.7文件的發放、回收及管理由行政部執行。



 


4.8公司對文件確定保存期限，至少保存一份作廢的受控文件，最少保存期限，自產品放行之日起，不少于產品企業內定壽命期和法規要求的保留期限，以便隨時提供該產品的生產規范和可追溯程度。對作廢文件加蓋“保留”和/或“作廢”紅色印章，確保防止誤用，對需銷毀的應經總經理或管理者代表批準并保持記錄。



 


4．9公司對外來文件進行識別控制分發。行政部建立外來文件目錄清單，并妥善保管，發放登記同內部文件，還需負責跟蹤外來文件的新版本以便使用適用的版本。



 


5、相關記錄



 


5. 1文件清單QP01-01



 


5. 2文件發放、回收記錄QP01-02



 


5. 3文件作廢銷毀記錄QP01-03



 


5．4文件評審記錄QP01-04



 


5．5記錄登記表QP01-05



 


5．6技術文件清單QP01-06



 


5．7技術文件發放、回收登記表QP01-07



 


5．8文件更改記錄QP01-08