5.討論區

5.1 公司通過成立一個文件控制中心這樣的專門組織來對文件進行統一管理，還是由各部門控制自己部門的文件？

提示：5.1.1  不是標準的要求，要根據公司運作的狀況來決定，如：

a）公司的規模

b)文件的多少

c)文件的復雜性

d)各部門人員的能力

e)公司現有組織

f)公司內部電腦系統的運用

g)現文件控制狀況

5.1.2   設立文件控制中心可能會有益處，如：

a）更容易規范、統一

b)控制更方便

a)       不容易出錯

5.1.3   可能帶來的不利處是可能造成效率的降低

6.案例分析

某公司為了提高運作效率，充分利用現有的電腦資訊系統，將公司的所有文件包括質量管理體系文件都放到內部網上，通過OA（辦公自動化）系統或專門的文件控制系統運作。管理者代表擔心一旦進入該系統后文件可能失控。

分析：（1）文件可以以電子文檔的形式出現。

      （2）要確保在電子文檔放到網上之前是得到控制的（即經過了批準等控制）。

      （3）通常網上的文件是作為使用者參考可以直接使用的，因此要確保網上的文件同樣受控，包括：

ａ）發布前已得到批準

ｂ）如需更改應再批準

ｃ）能識別文件的更改和修訂狀態

ｄ）能獲得有效版本

ｅ）作廢文件有標識或不能查閱

解決辦法：

（１）如果僅僅是將已批準的文件以電子文檔保存放到網上便于查閱，可以：

ａ）先采用對書面文檔進行批準；

ｂ）電腦上設置權限，確保電子文檔不能隨意更改；

ｃ）當需更改時采用局面文檔審批后再更改電子文檔；

ｄ）對電子文檔與書面文檔作同樣的標識，包括編號、更改及修訂狀態等。

（２）如果取消書面文檔全部采用電子文檔，可以：

ａ）按照文件控制要求設置文件的權限，包括：評審、批準、更改、查閱等；

ｂ）在網上建立文件后交相應權限人員批準；

ｃ）通過網絡批準電子文檔；

ｄ）通過網絡更改文件，更改后再送批準；

ｅ）電子文檔自動或人工進行修訂狀態的標識；

ｆ）用新文件替代被更改的文件或對作廢的舊文件有標識；

注意：對無法使用到電腦的人員如需要文件時往往還要考慮發放書面文件（如生產線的員工），此時電子文檔與書面文檔并存。

 

4.2.4  質量記錄的控制

1.標準理解

1.1 記錄：闡明所取得的結果或提供所完成活動的證據的文件（GB/T19000-2000 idtISO9000:2000）

1.2 質量記錄屬于特殊類型的文件，可用于質量方面追溯性的要求并提供驗證、預防措施和糾正措施的證據。