1.3.4    文件獲得

a)文件應發(fā)放至使用部門，并保證使用者能獲得最新有效的版本。當某份文件需發(fā)至多部門或多個人員時，通常文件批準原件后再復印；發(fā)放時在復印件加蓋特別標識，如“紅色受控印章”以防止擅自復印而造成失控。

b)文件不一定直接發(fā)至使用者，但使用者應知道在何處獲得所需的文件。

c)文件發(fā)放建議進行文件發(fā)放的記錄

    1.3.5    文件識別

a)       文件之間識別可以采用對文件進行分層、分類編號的方式以及采用文件名區(qū)分。

b)      文件狀態(tài)的識別采用修訂狀態(tài)的方式。

c)文件編寫方法及修訂狀態(tài)標識方式應在文件控制程序中規(guī)定。文件持有人識別可以通過對持有人編號進行。

1.3.6  外來文件控制

a)規(guī)定外來文件識別的方法，如按外來標準、顧客類型或產品類型進行不同的文件標識。

b)可以直接采用外來文件自有的標識（編號、版本），但當外來文件標識不夠完善或系統(tǒng)時組織可以規(guī)定采用自己的文件控制要求進行標識以方便控制。

c)外來文件的分發(fā)控制可以通過規(guī)定發(fā)放范圍（或批準）并進行發(fā)放記錄。

    1.3.7    作廢文件控制

a)為防止作廢文件的使用，通常情況下可以將作廢文件及時收回。

b)當需要保留作廢文件時（如作對照參考），需要作相應的標識如“作廢”標識以

       防誤用。