程序文件相互之間要保持協調一致，程序文件的格式、結構應統一。程序文件應包括產品流和信息流，體現PDCA循環，附有質量記錄格式。特別要注意，程序文件中職責要清楚，不發生混淆；接口要明確，不存在遺漏；涉及同一過程的描述要一致，不產生矛盾。程序文件應滿足相關法律法規的要求，同時與相關產品技術的要求相適宜，雖不涉及其細節，但需要時可引用。
    五、文件的多與少、詳與略、寬與嚴的關系
    文件的多少、詳略、寬嚴程度取決于企業規模、過程的復雜性。員工的能力等因素，要滿足標準要求并適應企業需要。文件過多。過民過嚴會增加員工的負擔，降低辦事效率Q 文件過少、過略、過寬則難以指導執行標準，不能保證實現預定質量目標。文件的多少、詳略、寬嚴程度及表述方式要便于全體員工的執行，特別是確保文化程度較低的員工能正確理解和執行文件，實現質量目標，不會出現因缺少文件或誤解文件要求而發生工作失誤。
    六、貫徹ISO9001與ISO9004標準及優秀模式的關系
    ISO 9001、ISO 9004、優秀模式是質量管理領域三個不同層次的標準。這三者既有聯系又有區別，既有相同的地方又有不同的地方，既相關聯又可單獨使用。三者的出發點、理論原則一致，但要求、范圍、目的有區別。ISO 9001標準關注質量管理體系的有效性，提供質量保證，用于認證和合同目的；ISO 9004標準在關注有效性的同時，還特別關注效率，通過“質量經營”達到改進企業業績的目的；優秀模式以卓越績效為目標，通過“經營質量”達到追求企業的效率最大化和顧客價值最大化的目的。企業出于不同目的編寫的質量管理體系文件有著明顯差別，這種差別體現在質量手冊上，但更多體現在程序文件上。因此，編寫質量管理體系文件時，一方面要反映企業當前追求的質量目標，保證其實現；另一方面又要正確處理三者的關系，使其相互協調，相互促進，推動質量管理不斷發展。有些企業在貫徹ISO 9001標準時，還面臨著執行核電、軍工、壓力容器等質量標準，這就需要在編寫質量管理體系文件時做到統籌考慮、相互兼顧，既保持一致性，又允許存在區別和差異，相互銜接，協調統一，形成一個有效的整體。
    七、滿足顧客需要與內部管理的關系
    在編寫質量管理體系文件時，一些企業往往只從加強企業內部質量管理的要求出發，只顧滿足自身管理的需要，而忽略了滿足顧客的需要。這也是企業自我評價產品質量良好，而顧客仍不滿意的原因之一。質量管理體系文件必須與企業的質量目標。組織機構、生產管理方式產品結構等相適應，保證質量工作按既定程序進行。質量管理體系文件必須能促進企業對多變的市場環境和顧客需求作出快速靈活的反應，以及時調整質量目標、組織機構、生產管理方式，不斷開發新產品，搶得市場先機。因此，編寫質量管理體系文件應把滿足顧客需要作為出發點和歸宿，既滿足顧客需要，又滿足企業內部管理需要。滿足顧客需要是加強內部管理的目的，加強內部管理是滿足顧客需要的基礎。內部管理必須適應、服從顧客和市場要求的變化。從顧客需求出發，通過加強內部管理，保證企業對市場需求作出快速反應，實現預定質量目標，滿足顧客發展的、多樣化的、個性化的需要，應是編寫體系文件的重要指導思想之一。