1、對確保采購要求是充分和適宜的，采購指導(dǎo)文件要經(jīng)技術(shù)、檢驗、質(zhì)量、使用等部門會簽；經(jīng)修改定稿后，由供應(yīng)部門領(lǐng)導(dǎo)審定和主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。
2、將經(jīng)審批的采購指導(dǎo)文件復(fù)制度編號后，登記發(fā)放到相關(guān)采購業(yè)務(wù)科室，抄送有關(guān)管理部門。
3、應(yīng)對采購指導(dǎo)文件進(jìn)行動態(tài)管理：
（1）當(dāng)需要增加外購品的種類或引用的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)程、規(guī)范已修訂并頒發(fā)新版本時，應(yīng)對原采購指導(dǎo)文件進(jìn)行及時更改。更改應(yīng)辦理相應(yīng)的會簽和審批手續(xù)。
（2）經(jīng)多次更改的采購指導(dǎo)文件，應(yīng)當(dāng)換版、復(fù)制并編號后登記發(fā)放。收回的舊版文件經(jīng)審批后予以銷毀，需留存的要加蓋“作廢”和“保留資料”印章。
供應(yīng)部門可依據(jù)《采購指導(dǎo)文件》、《合格供方名單》及各使用部門的用料計劃，編制組織的采購計劃或/和技術(shù)協(xié)議，由采購人員據(jù)此與供方簽訂合同。這些計劃、合同或協(xié)議在與供方溝通前，應(yīng)由責(zé)任人員審批采購要求的符合性（即符合采購指導(dǎo)文件和合格要求）、充分性與適宜性。
 


    質(zhì)量管理體系的要求具有繼承性和連續(xù)性。因此，在學(xué)習(xí)和理解2000版標(biāo)準(zhǔn)時，如能對照1994版標(biāo)準(zhǔn)將有利于加深理解。
ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)的7.4.2“采購信息”與ISO 9001：1994標(biāo)準(zhǔn)的4.6.3“采購資料”相比，其文字結(jié)構(gòu)的變化很大，雖然都有a)至c)三方面的要求 ，但內(nèi)容的明顯不同。可是，其內(nèi)容的實質(zhì)變化不大，1994版標(biāo)準(zhǔn)的詳細(xì)些，更適用于有形產(chǎn)品，2000版標(biāo)準(zhǔn)的表述則原則些，適合所有類型產(chǎn)品。

一、“采購信息”的理解

信息是指有意義的數(shù)據(jù)。采購信息是指擬采購產(chǎn)品的采購要求的信息，通常可以用采購文件的形式提供適宜的采購信息。
ISO 9001：1994標(biāo)準(zhǔn)的4.6.3提出，“采購文件應(yīng)清楚地說明訂購產(chǎn)品的資料”，接著詳細(xì)而明確地說明這些采購資料可包括a)至c)三個方面的內(nèi)容。在b)中，除包括“規(guī)范、圖樣、過程要求、檢驗規(guī)程”外，還包括“其他有關(guān)技術(shù)資料（產(chǎn)品、程序、過程設(shè)備和人員的認(rèn)可或鑒定要求）”。如果將4.6.3b)中的“過程要求”和其括號內(nèi)的要求與ISO 9001：2000標(biāo)準(zhǔn)7.4.2中a)和b)的要求對照，就可以發(fā)現(xiàn)它們的要求 是基本相同的。