二、文件的執(zhí)行之道是"言必信、行必果"
所謂言必信、行必果，就是文件的規(guī)定必須恰如其分、言而有信，是企業(yè)需要執(zhí)行的內(nèi)容，不能摻入任何虛假因素和嘩眾取寵的描述。凡是寫下的要求都應(yīng)不折不扣地執(zhí)行，執(zhí)行了就得有明顯效果，效果的證據(jù)體現(xiàn)為價(jià)值的提升。
一些企業(yè)在所謂"咨詢師"或"顧問"的誤導(dǎo)下，不顧組織的規(guī)模、類型和性質(zhì)編制了脫離現(xiàn)實(shí)的繁瑣文件并進(jìn)行運(yùn)作，其結(jié)果不僅達(dá)不到良好的控制效果和過程的增值，反而引起了勞命傷財(cái)?shù)呢?fù)效應(yīng)。某企業(yè)進(jìn)行貫標(biāo)經(jīng)驗(yàn)介紹時(shí)聲稱，本企業(yè)把以前無文件規(guī)定的作業(yè)工序都編制了作業(yè)指導(dǎo)書。他們說，為了建立這樣的文件化體系，消耗了一卡車復(fù)印紙，用壞了一臺(tái)復(fù)印機(jī)。其實(shí)，這根本不是值得提倡和介紹的經(jīng)驗(yàn)，而應(yīng)作為反面的教訓(xùn)。
實(shí)際上，無論ISO9001：1987，還是ISO9001：1994或ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)，都只是提示在必要時(shí)，對(duì)有關(guān)過程編制作業(yè)指導(dǎo)書，從來沒有規(guī)定凡操作過程都要編制文件化的作業(yè)指導(dǎo)書。企業(yè)應(yīng)當(dāng)知道，任何一名合格的審核員，絕對(duì)不會(huì)向組織索要超越標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的文件；即使在審核中發(fā)現(xiàn)缺少必要的文件，也必須獲得受審核方因此而造成不良好后果或潛在隱患的證據(jù)后，才能作出不符合的判斷。
三、文件的實(shí)用性
編寫質(zhì)量管理體系文件應(yīng)從應(yīng)用、有效的原則出發(fā)，以簡(jiǎn)明、易懂的方式進(jìn)行表達(dá)。在形成文件的過程中，應(yīng)考慮下列情況：
1、程序文件的描寫重點(diǎn)是"過程"，過程和活動(dòng)應(yīng)盡可能用流程圖表達(dá)，以便于使用和易于理解。
2、避免過多地引用有關(guān)文件，防止不當(dāng)引用專業(yè)性過程的文件。否則將會(huì)因被引用文件的更改而引起相應(yīng)的文件修改，造成不必要的麻煩。
3、文件使用的措詞應(yīng)是肯定的，即明確指出所描述的對(duì)象和執(zhí)行的具體過程以及如何實(shí)施。
4、文件可以用軟盤、錄像、錄音、圖樣、照片等表達(dá)，也可以運(yùn)用流程圖、圖示、圖表、對(duì)照表等形象化的方式表達(dá)。
5、文件的修改手續(xù)應(yīng)力求簡(jiǎn)單、有序和受控。
6、明確文件的使用對(duì)象，只有受到員工歡迎的文件，才有可能在執(zhí)行過程中起到增值的效果。
7、使用通俗易懂的語(yǔ)言，以排除閱讀的困難。注意文件的排版整潔、字跡清晰、圖表完整、數(shù)據(jù)正確。文字表達(dá)應(yīng)條理清楚、層次分明、內(nèi)容合乎邏輯。