上海質(zhì)量體系審核中心 吳士權(quán)


     自2000版質(zhì)量管理體系文件，以決定是否編制新的質(zhì)量手冊(cè)和程序文件，或者如何適當(dāng)?shù)剡M(jìn)行有關(guān)文件夾修訂。因此，文件的編寫再次成為貫標(biāo)企業(yè)和業(yè)內(nèi)人士關(guān)注的焦點(diǎn)和熱門話題。
時(shí)下，對(duì)這個(gè)問題有幾種看法：其一是2000版標(biāo)準(zhǔn)弱化了對(duì)文件夾強(qiáng)制性要求，只需建立標(biāo)準(zhǔn)明示的六個(gè)程序文件就可以了，其余程序則可以省略或者可有可無。其二是2000版標(biāo)準(zhǔn)仍然要求企業(yè)建立一個(gè)健全的文件化質(zhì)量管理體系，應(yīng)該對(duì)質(zhì)量管理體系的各個(gè)過程怎樣運(yùn)行、怎樣控制、使用什么方法、制定什么準(zhǔn)則等有明確的文件規(guī)定；其三是弱化質(zhì)量管理體系文件與現(xiàn)階段我國(guó)企業(yè)的實(shí)際不符，不僅不能弱化，反而應(yīng)強(qiáng)化。
作者認(rèn)為，上述看法都有一定的片面性，不能完全反映制定2000版標(biāo)準(zhǔn)的初衷。實(shí)際上，2000版標(biāo)準(zhǔn)只是在文字表述、應(yīng)用的靈活性和適宜性方面進(jìn)行了一些完善與發(fā)展面而產(chǎn)生了一些相應(yīng)的變化，其核心精神是根據(jù)實(shí)際需要和使用對(duì)象制定文件，表述應(yīng)應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，關(guān)鍵是突出過程控制，提升文件的價(jià)值。
一、文件化的目的在增值
質(zhì)量管理體系文件化的目的是有利于過程活動(dòng)的增值，任何非增值的文件都沒有存在的意義。
一般來說，質(zhì)量管理體系的運(yùn)行，需要用文件描述過程如何將輸入轉(zhuǎn)化為輸出，如何進(jìn)行過程控制，采取什么方式和方法進(jìn)行過程的監(jiān)視和測(cè)量，需遵守什么規(guī)則進(jìn)行確認(rèn)或驗(yàn)證。文件夾詳略程度應(yīng)根據(jù)過程的復(fù)雜程度和人員的素質(zhì)來確定，例如對(duì)于使用什么方法、遵守什么準(zhǔn)則等事項(xiàng)作出的文字描述，既可以通過技藝考核或上崗培訓(xùn)達(dá)成共識(shí)，并通過操作指導(dǎo)書的指示加以貫徹，也可以通過作業(yè)文件進(jìn)行詳細(xì)描述。對(duì)于成熟的組織，由于其人員流動(dòng)性小，員工受教育程度高，具有較強(qiáng)的凝聚力，可以通過技能培訓(xùn)和現(xiàn)場(chǎng)幫帶的方式，使有有關(guān)員掌握生產(chǎn)過程的基本操作方法和必須遵守的檢驗(yàn)方法、驗(yàn)收準(zhǔn)則。對(duì)于這類企業(yè)，其操作文件不必詳盡描述過程運(yùn)行細(xì)節(jié)和控制方法的具體內(nèi)容，只要表達(dá)過程的流程環(huán)節(jié)和控制要求，適當(dāng)作出使用什么方法和應(yīng)用什么準(zhǔn)則的提示，就可以達(dá)到預(yù)期的效果。
對(duì)于規(guī)模較大、產(chǎn)品和過程比較復(fù)雜、人員流動(dòng)性大的組織，簡(jiǎn)明扼要的過程文件就不能滿足實(shí)際作業(yè)過程的需要，必須以文件的形式詳細(xì)描述操作過程、控制內(nèi)容和要求，以及采取什么方法、應(yīng)用什么準(zhǔn)則進(jìn)行過程和產(chǎn)品的控制、監(jiān)視和測(cè)量。
因此，編寫質(zhì)量管理體系文件應(yīng)盡量避免形式僵化或千僧一面的現(xiàn)象，既要充分表達(dá)所需執(zhí)行的內(nèi)容和要求，又要簡(jiǎn)明扼要、易于操作和充分有效。任何冗長(zhǎng)和累贅的文件，其使用者是不歡迎的。只有適宜的文件才能體現(xiàn)其價(jià)值。