二、文件的執行之道是"言必信、行必果"
所謂言必信、行必果，就是文件的規定必須恰如其分、言而有信，是企業需要執行的內容，不能摻入任何虛假因素和嘩眾取寵的描述。凡是寫下的要求都應不折不扣地執行，執行了就得有明顯效果，效果的證據體現為價值的提升。
一些企業在所謂"咨詢師"或"顧問"的誤導下，不顧組織的規模、類型和性質編制了脫離現實的繁瑣文件并進行運作，其結果不僅達不到良好的控制效果和過程的增值，反而引起了勞命傷財的負效應。某企業進行貫標經驗介紹時聲稱，本企業把以前無文件規定的作業工序都編制了作業指導書。他們說，為了建立這樣的文件化體系，消耗了一卡車復印紙，用壞了一臺復印機。其實，這根本不是值得提倡和介紹的經驗，而應作為反面的教訓。
實際上，無論ISO9001：1987，還是ISO9001：1994或ISO9001：2000標準，都只是提示在必要時，對有關過程編制作業指導書，從來沒有規定凡操作過程都要編制文件化的作業指導書。企業應當知道，任何一名合格的審核員，絕對不會向組織索要超越標準規定的文件；即使在審核中發現缺少必要的文件，也必須獲得受審核方因此而造成不良好后果或潛在隱患的證據后，才能作出不符合的判斷。
三、文件的實用性
編寫質量管理體系文件應從應用、有效的原則出發，以簡明、易懂的方式進行表達。在形成文件的過程中，應考慮下列情況：
1、程序文件的描寫重點是"過程"，過程和活動應盡可能用流程圖表達，以便于使用和易于理解。
2、避免過多地引用有關文件，防止不當引用專業性過程的文件。否則將會因被引用文件的更改而引起相應的文件修改，造成不必要的麻煩。
3、文件使用的措詞應是肯定的，即明確指出所描述的對象和執行的具體過程以及如何實施。
4、文件可以用軟盤、錄像、錄音、圖樣、照片等表達，也可以運用流程圖、圖示、圖表、對照表等形象化的方式表達。
5、文件的修改手續應力求簡單、有序和受控。
6、明確文件的使用對象，只有受到員工歡迎的文件，才有可能在執行過程中起到增值的效果。
7、使用通俗易懂的語言，以排除閱讀的困難。注意文件的排版整潔、字跡清晰、圖表完整、數據正確。文字表達應條理清楚、層次分明、內容合乎邏輯。