b  檢查報告和書面文件應提供充分、詳盡的信息以使認證機構有能力做出客觀的決定; 

c  檔案應能夠看出每一認證程序的應用情況，包括檢查報告和采取的管理措施的結果; 

d  認證機構保留并及時更新所有獲認證的生產單元和獲認證的加工產品的清單。 

2、記錄 

以下情況應保留詳實記錄： 

a違規； 

b先例； 

c特例； 

d管理措施。 

以確保能夠方便地查詢操作方信息，并進行監督。 

4.7.6年度認證報告
1、年度報告應包括： 

a.    已實施的檢查的數量； 

b.    按照不同類別分類的獲證方數量； 

c.    生產獲得認證的地區； 

d.    違規和處罰措施的類別與頻次； 

e.    豁免的類別與頻次； 

f.    投訴的類別與頻次； 

g.    申訴的類別與頻次； 

h.    其他相關的方面。 

4.7.7認證體系的一致性
1、生產方應與所有參與獲證產品生產鏈的相關各方簽署書面的協議并明確各自的責任。 

2、獲證的生產方應簽署合同、協議或聲明，要求各相關方： 

a.    遵守有機生產標準（或技術規范）和其他公開的認證要求； 

b.    接受檢查； 

c.    提供正確的信息； 

d.    將變化的情況通知認證機構。 

認證機構應要求獲證生產方不得隨意脫離認證體系。 

3、處罰措施 

a 認證機構應對處罰措施及程序范圍做出文件化的規定，包括處理與標準輕微不符合的措施； 

b 管理措施應是有效的。 

2、認證的暫停 

當發現操作方有違規行為時，認證機構應確保生產中所有與違規行為相關的方面認證資格已被暫停。 

如果操作方發生了重大的違規行為，認證機構應確保在一定時期內暫停操作方的證書資格。 

4.7.8標識與證書
1、認證機構應制定關于使用標識和其他認證說明的文件，應對許可證、證書、和認證標識的使用實施嚴格管理。 

2、發生對認證的錯誤宣傳或是以誤導的方式使用許可證、證書或標識應采取補救措施。 

3、認證機構應制定關于撤銷證書的文件化程序。 

4、認證證書 

認證證書應包括： 

a.    獲證方的名稱與地址； 

b.    認證機構的名稱與地址； 

c.    認證的標準的引用情況； 

d.    產品或產品類別（包括種植/養殖面積、數量等信息）； 

e.    發證日期； 

f.    有效期。 

5、認證機構的銷售證書 

只有在賣方提供了所需的全部信息時認證機構才能夠頒發銷售證書。認證機構在頒發證書之前應采取合理的措施以對所提供的信息的有效性予以確認。認證機構應采取措施，包括確保證書上應有充分的信息，以避免欺騙使用。應保留銷售證書的副本以便于查詢和對每一個操作方的信息進行審查。 

6、操作方的自我交易聲明 

認證機構可以有程序允許獲證的生產方發表自我交易聲明。由生產方自己發表的聲明應包括以下內容：