任何管理體系審核的關注焦點是確定管理體系是否已得到建立、有效實施和保持。有效實施符合ISO9001：2000標準的管理體系是一個組織能被注冊/認證的基礎。所以，管理體系審核的重點應是驗證其符合性，而不是出具不符合項。

 

審核員應采取積極方式尋找事實而不是差錯。但是，如果審核證據表明存在不符合，那么正確地出具不符合項就顯得重要了。

 

什么是不符合？根據ISO9000：2000標準3.6.2的定義，不符合是“沒有滿足要求”。

 

    精心出具的不符合項包括三部分:

    -   支持審核員發現的審核證據

    -   與被發現的不符合相對應的要求方面的記錄

    -   不符合的描述

 

在實際的實踐中，當闡明所有的這些要求時，第一個需要得到識別和文件化的是審核證據。這是因為一位勝任的審核員在審核期間會觀察到“感覺”起來像是一個潛在的不符合，即使他或她當時不能100%確定這是否是一個不符合。在進行另外的審核追蹤之前，勝任的審核員會在他或她的審核筆記上記錄這個潛在不符合的審核證據以確認它是否真的就是一個不符合。

 

如果沒有審核證據就不能構成不符合項。如果有證據，就必須出具不符合項而不能將其減輕為其它類別（如“觀察項”、“改進機會”、“建議”等）。從長遠看，組織、其顧客、認證機構（CRB）都不會從減輕等級中受益，因為這存在著把為不符合項而采取糾正措施的優先權降低的風險。

 

審核證據應形成文件并足夠詳細，以使受審核的組織能夠查找到和確認審核員的實際觀察結果。

 

下一步審核員需要進行的是識別和記錄未被滿足的特定要求。記住，不符合是沒有滿足要求，所以，如果審核員不能識別要求，那么，審核員就不能提出不符合項。

 

要求可能有許多來源；例如，它們可能存在于ISO9001：2000、組織的管理體系（內部要求）、適用的法規、或組織顧客的規定。一旦對照特定要求確認是不符合，則需要形成文件。記錄可以簡單到引用標準及相關條款。

 

  （注：ISO9001中有些條款包含了一個以上的要求。重要的是審核員要清楚地識別和記錄與不符合有關的特定要求，例如，寫出標準的要求中適用于審核證據的原文。這也可適用于其他來源的要求。）

 

   -    編寫不符合的最后部分（而且是最重要的）是不符合陳述。不符合的陳述推動組織進行原因分析、采取糾正和糾正措施，所以它需要精確。

 

不符合的表述應：

   -    清晰明了并與體系問題有關

   -    不含糊其辭、語法正確、并盡可能簡煉

   -    不是審核證據的重申（重新陳述），或用于代替審核證據