任何管理體系審核的關(guān)注焦點(diǎn)是確定管理體系是否已得到建立、有效實(shí)施和保持。有效實(shí)施符合ISO9001：2000標(biāo)準(zhǔn)的管理體系是一個(gè)組織能被注冊(cè)/認(rèn)證的基礎(chǔ)。所以，管理體系審核的重點(diǎn)應(yīng)是驗(yàn)證其符合性，而不是出具不符合項(xiàng)。

 

審核員應(yīng)采取積極方式尋找事實(shí)而不是差錯(cuò)。但是，如果審核證據(jù)表明存在不符合，那么正確地出具不符合項(xiàng)就顯得重要了。

 

什么是不符合？根據(jù)ISO9000：2000標(biāo)準(zhǔn)3.6.2的定義，不符合是“沒有滿足要求”。

 

    精心出具的不符合項(xiàng)包括三部分:

    -   支持審核員發(fā)現(xiàn)的審核證據(jù)

    -   與被發(fā)現(xiàn)的不符合相對(duì)應(yīng)的要求方面的記錄

    -   不符合的描述

 

在實(shí)際的實(shí)踐中，當(dāng)闡明所有的這些要求時(shí)，第一個(gè)需要得到識(shí)別和文件化的是審核證據(jù)。這是因?yàn)橐晃粍偃蔚膶徍藛T在審核期間會(huì)觀察到“感覺”起來像是一個(gè)潛在的不符合，即使他或她當(dāng)時(shí)不能100%確定這是否是一個(gè)不符合。在進(jìn)行另外的審核追蹤之前，勝任的審核員會(huì)在他或她的審核筆記上記錄這個(gè)潛在不符合的審核證據(jù)以確認(rèn)它是否真的就是一個(gè)不符合。

 

如果沒有審核證據(jù)就不能構(gòu)成不符合項(xiàng)。如果有證據(jù)，就必須出具不符合項(xiàng)而不能將其減輕為其它類別（如“觀察項(xiàng)”、“改進(jìn)機(jī)會(huì)”、“建議”等）。從長遠(yuǎn)看，組織、其顧客、認(rèn)證機(jī)構(gòu)（CRB）都不會(huì)從減輕等級(jí)中受益，因?yàn)檫@存在著把為不符合項(xiàng)而采取糾正措施的優(yōu)先權(quán)降低的風(fēng)險(xiǎn)。

 

審核證據(jù)應(yīng)形成文件并足夠詳細(xì)，以使受審核的組織能夠查找到和確認(rèn)審核員的實(shí)際觀察結(jié)果。

 

下一步審核員需要進(jìn)行的是識(shí)別和記錄未被滿足的特定要求。記住，不符合是沒有滿足要求，所以，如果審核員不能識(shí)別要求，那么，審核員就不能提出不符合項(xiàng)。

 

要求可能有許多來源；例如，它們可能存在于ISO9001：2000、組織的管理體系（內(nèi)部要求）、適用的法規(guī)、或組織顧客的規(guī)定。一旦對(duì)照特定要求確認(rèn)是不符合，則需要形成文件。記錄可以簡單到引用標(biāo)準(zhǔn)及相關(guān)條款。

 

  （注：ISO9001中有些條款包含了一個(gè)以上的要求。重要的是審核員要清楚地識(shí)別和記錄與不符合有關(guān)的特定要求，例如，寫出標(biāo)準(zhǔn)的要求中適用于審核證據(jù)的原文。這也可適用于其他來源的要求。）

 

   -    編寫不符合的最后部分（而且是最重要的）是不符合陳述。不符合的陳述推動(dòng)組織進(jìn)行原因分析、采取糾正和糾正措施，所以它需要精確。

 

不符合的表述應(yīng)：

   -    清晰明了并與體系問題有關(guān)

   -    不含糊其辭、語法正確、并盡可能簡煉

   -    不是審核證據(jù)的重申（重新陳述），或用于代替審核證據(jù)