1.          目的


對質量記錄進行控制和管理，用以提供產品符合規定要求和質量管理體系有效運行的證據。


2.          適用范圍


適用于質量管理體系所有相關記錄。


3.          職責


3.1  質控室負責監督管理各部門的質量記錄。


3.2  各職能部門負責本部門質量工作范圍內質量記錄的收集、整理、標識、貯存和管理。


3.3  技術部負責質量記錄的格式制訂、統一編號、以及對標識、保存期限和處置工作進行指導。


4.          工作程序


4.1  質量記錄的類型包括：與產品質量有關的記錄及質量體系運行的記錄，如設計和開發的評審、驗證和確認記錄；產品檢驗和試驗記錄；過程監視和測量記錄；檢測設備、計量器具檢定記錄；管理評審記錄；內部審核記錄；不合格品評審記錄；供方業績評價和用戶反饋信息等。


4.2  質量記錄的收集、整理和標識編號


1.1.1     技術部負責各種質量記錄的格式制訂和統一編號。


1.1.2     質量記錄表格的編號采取：公司代號—體系標準條款號—順序號


例如：TP-5.6-01  表示體系標準5.6《管理評審》中第一種質量記錄。


1.1.3   各職能部門對分管的質量記錄（包括來自供方的質量記錄）負責收集、整理、編目和保管。


1.1.4     認真填寫質量記錄，做到：


a)       要及時、真實、內容完整、字跡清晰。


b)       不得隨意涂改，如確需更改應采取劃改，并在更改處蓋更改人印章或檢驗印章。


c)       記錄的數據要準確，數據的單位要與表格規定一致。


d)       負責人簽名處不能空白，也不能簡化只寫姓氏，必須簽全名或蓋章。


4.2.5  對于采用膠卷、磁帶、光盤或其他媒體記錄和儲存的質量記錄，也應登記和標識。


1.2          質量記錄的貯存、防護和檢索


4.3.1  質量記錄應按分類、依日期順序整理好，存放于通風、干燥的地方，采取必要的防潮、防火、防盜、防蛀等防護措施，防止質量記錄損壞和丟失。


4.3.2          質量記錄的保管方式要做到便于存取和檢索。


4.3.3          查閱質量記錄在各分管部門進行，查閱時不得涂改、批注、損壞。


4.3.4          如需借閱、復制質量記錄，需經分管部門領導批準。


4.3.5  合同有要求時，在商定期內質量記錄可提供客戶或其代表評價時查閱。


4.4  質量記錄的保存期限和處置


4.4.1  質量記錄的保存期限一般為二年；有關產品最終性能的檢驗和試驗記錄以及檢測設備的檢定記錄保存五年；有關產品開發、設計論證、評審、型式檢驗、鑒定等記錄長期保存。


4.4.2  對保存期已到的質量記錄，由保管人員填寫《文件銷毀申請單》，